Организация обучения сотрудников склада. Как избежать ошибок

Журнал: Складской комплекс

Понятно, что склад занимает существенное место в продвижении товаров на протяжении всей логистической цепи. И на этапе отгрузки товаров клиентам часто происходят сбои (пересортица, недовложения, несвоевременность отгрузки, и т.д.). Представители отдела продаж при этом вынуждены сглаживать эти острые углы, решая проблемы с клиентами. Естественно, что склад в данном примере является тем звеном, которое не добавляет конкурентных преимуществ компании. А ведь склад может работать эффективно, с минимальным количеством случаев из выше перечисленных.

Добиваться результативности стоит различными путями параллельно, и одним из немало важных факторов здесь является персонал и его квалификация.

Кроме роста требований клиентов к уровню сервиса, на складских сотрудников возлагается все больше и больше ответственности в связи с параметрами, которым должен соответствовать современный склад:

1. Сокращение издержек на операционные складские расходы, повышение скорости и точности обработки грузов;
2. В Россию приходят новые для нас технологии управления складом, что требует от сотрудников дополнительных знаний;
3. Модернизируется техника и складское оборудование.

 И если в Московской области и в Санкт-Петербурге современные стандарты в управлении складскими комплексами приходят в первую очередь, то во многих регионах, где в настоящий момент активно строятся новые современные склады, профессионалов в данном направлении крайне мало. А иногда их просто нет.

Какова бы ни была организационная структура склада, на любом уровне сотрудник должен уметь вносить предложения по совершенствованию, как отдельных операций, так и технологии работы на складе в целом. А для этого так же необходим определенный багаж знаний, который можно получить благодаря наличию тренинговых компаний, в том числе в области логистики. Такие способы обучения являются также мотивирующим фактором для сотрудников, если к данному вопросу подойти неформально.

В данной публикации мы остановимся на тренингах и семинарах для руководителей складов и складских комплексов, а так же для начальников смен.

Не секрет, что предложений на рынке по данной тематике достаточно много. Но как выбрать из всего многообразия то, что действительно необходимо для сотрудников, и самое главное, как добиться поставленной цели перед обучением?

Сами компании, которые организуют обучение в области логистики, постоянно развивают и совершенствуют программы семинаров и подходы к их проведению для повышения эффективности. А отзывы слушателей в качестве обратной связи помогают выявить текущие потребности.

Но, с другой стороны, и сами компании-заказчики образовательных услуг не редко допускают ряд ошибок, которые не дают получить максимальной отдачи от прослушанных тренингов.

Причин здесь несколько:

Формат обучения подбирается в соответствии с бюджетом, а не целями. Например, цель может стоять – «методики внедрения конкретной технологии на отдельно взятом складе». При этом бюджет позволяет организовать обучение продолжительностью 1 день, а для получения результата требуется как минимум 3 дня. Если компания-заказчик остановится на своем варианте – 1 день на семинар, то цели компания не достигнет, а бюджетные средства будут потрачены впустую.

Следующая проблема чаще всего проявляется в крупных компаниях, когда закупками семинаров занимаются представители отделов, которые имеют довольно отдаленное представление о логистике и о потребностях сотрудников в конкретной информации. Так как сотрудник и его руководитель не принимал участие в выборе тренинга или семинара, то  результат – приходит слушатель на семинар, и только тут узнает, что не туда попал. Например, заведующий складом «Готовой Продукции» производственной компании посещает курс «Управление запасами», на котором он прослушал материал, как грамотно организовать нормирование запасов, как предупреждать неликвиды и т.д. А ведь он не имеет никакого отношения к формированию складских запасов и планированию производства. Такие случаи возникают, чаще всего, когда семинар выбирает представитель отдела по обучению или работе с персоналом, который не является профессионалом в области логистики (он и не должен им быть).

Формальный подход. Здесь так же можно привести пример. Руководство компании или собственники прекрасно понимают, что без квалифицированных кадров компания не сможет развиваться так же эффективно длительное время. Поэтому в бюджете на каждого сотрудника ежегодно выделяется определенная сумма средств на обучение. В связи с этим периодически сотрудников по очереди отправляют на обучение. Только забывают объяснить зачем. В таком случае данный человек на семинаре или тренинге совершенно не заинтересован в получении информации. Ему кажется, что все, что говорит тренер – это теория. И не важно, что эта теория в других компаниях давно работает и приносит свои плоды. А теория это только потому, что для ее внедрения придется дополнительно приложить усилия. И совершенно необязательно, что этот сотрудник в целом безынициативен. Проблема лишь в том, что он боится, что после семинара по отношению к нему резко изменятся требования руководства. А морально он к этому готов не был.

Разница в терминологии. Так как в каждой компании под одним термином подразумевают совершенно разные вещи, то и результат очевиден – опять компания не получит эффекта от потраченных на обучение денег. Здесь совет может быть один – если в программе семинара не все для Вас однозначно, лучше проконсультироваться с менеджером по продаже семинара или, еще лучше, с тренером.

 Для того чтобы эти недочеты при организации обучения свести к минимуму, стоит обратить внимание на ряд моментов.

В рамках семинара, который длится, как правило, 2 дня, есть возможность изучить основные вопросы, связанные с организацией складской деятельности. Ну а недостаток – немного времени, чтобы получить максимальный объем знаний. Этот недостаток можно свести к минимуму, благодаря общению с тренером по завершении семинара. В частности, многие тренеры предоставляют свои координаты, чтобы у слушателей была возможность задать вопросы и по прошествии некоторого периода времени.

Курсы, продолжительностью 6-7 дней, дают более глубокую информацию по заданной тематике. Недостаток – сложно оторвать сотрудника склада от производственного процесса на неделю.

 В любом случае, двухдневные или недельные курсы не в состоянии заменить профильного обучения. Задача в другом – систематизировать имеющиеся разрозненные знания, дать новый толчок к получению новых знаний и навыков.

В любом случае, достоинств у такого рода обучений гораздо больше:

• Получение новых инструментов для дальнейшей работы;
• Приобретение свежей информации о развитии складских технологий;
• Это и возможность обмена опыта, как с тренером, так и со стальными слушателями;
• В процессе прохождения обучения слушатель проецирует полученную информацию на свои существующие проблемы. Так сказать, видит проблему свежим взглядом.

 Кроме деления курсов по продолжительности, стоит еще обратить внимание на два варианта обучения: открытый семинар или корпоративный.

Открытый семинар объединяет слушателей из совершенно разных компаний, что обеспечивает обмен опытом и очень интересные дискуссии. Но с другой стороны, не все готовы воспринимать опыт из других сфер деятельности. И это печально. Метод изучения лучших практик при недостаточной открытости информации в Российских компаниях можно применять именно на таких семинарах и тренингах. Соответственно стоит готовить персонал и к тому, что интересен любой опыт, а не только компаний из схожих отраслей.

Другой вариант — корпоративный семинар. Основных преимуществ — два. Первое – стоимость услуг.  При потребности обучить большее количество сотрудников, гораздо дешевле организовать корпоративный семинар. Второе — обучение может проводиться по программе, разработанной специально для заказчика. Конечно, корпоративный семинар по программе адаптированной под конкретную компанию даст больше результата. Причем эффективность будет еще выше, если перед семинаром у тренера будет возможность получить дополнительную информацию о специфике компании, и ее корпоративной культуре, осмотреть склад и получить конкретные ситуационные примеры и проблемы. Эти меры позволят максимально адаптировать семинар  под нужды заказчика. А основной недостаток – оторвать от производственного процесса сразу несколько сотрудников, а иногда и несколько отделов. Но и с этим недостатком можно справиться, согласовав с тренером календарь мероприятий.

Ну и, наконец, еще один немало важный момент — организационный.  Если в вашей компании организуется обучение персонала (усилиями собственных тренеров или сторонних), то стоит уделить внимание следующим факторам:

1. Желательно обеспечить слушателей материалами, на которые можно будет опереться в процессе обучения. Причем материалы предоставить перед семинаром в напечатанном виде. Не каждому человеку удобно воспринимать информацию с проектора на большом расстоянии. Для многих гораздо полезней иметь перед собой презентацию в напечатанном виде. Кроме этого, проще восстановить в памяти комментарии, если записи сделаны напротив соответствующего слайда в рабочей тетради.
2. Стоит заранее обговорить регламент мероприятия: точное время начала семинар, продолжительность сессий и перерывов.
3. Помещение для проведения тренингов и обучений должно соответствовать ряду основных требований. Любой процесс обучения является стрессом для всех его участников, и если помещение не соответствует ниже приведенным требованиям, то эффективность так же понижается. Эти требования относятся не только к учебным классам, но и к организации рабочих мест:
   • Обязательно наличие естественного освещения. Освещение должно быть комфортным.
   • В помещении должна быть предусмотрена вентиляция. Недостаток свежего воздуха ухудшает состояние слушателя, и его скорость мышления затормаживается.
   • Площадь помещения должна обеспечивать комфортные условия для участников мероприятия. Маленькая аудитория не позволяет чувствовать себя комфортно в коллективе. Слишком большой кабинет не позволит обеспечить должный контакт между участниками процесса обучения.
   • Стоит учитывать и уровень шума вокруг. Это может быть шум с улицы или из коридоров. В любом случае, шум является дополнительным раздражающим фактором.
   • Мебель тоже важный атрибут. Стулья в аудитории должны быть удобными. Мебель не должна давать расслабиться, но и не стоит добиваться постоянного напряжения. И то и другое, как правило, приводит к потере концентрации внимания.
   • Так же среди требований к помещению существуют стандарты по высоте потолков, использования отделочных материалов, сводящих к минимуму статическое напряжение, требования к проводке и минимизации магнитной индукции. Ну и само собой температура в помещении. Она должна быть комфортной для сидячей работы.

 Самое интересное, что почти все перечисленные в данной публикации нюансы не повысят затрат на обучение. Они лишь требуют чуть большего внимания к организации учебного процесса. Уж если компания организовывает обучение для своего персонала, то стоит уделять внимание и эффективности проведенных мероприятий. А значит целесообразно предупреждать случаи, когда все усилия по подготовке и проведению тренингов и семинаров сводит на нет невнимательность к мелочам.