АВС + XYZ . Начало планирования запасов

В предыдущих двух публикациях данной рубрики были поочередно рассмотрены два инструмента управления запасами. Это АВС – анализ и XYZ – анализ. Эти инструменты являются началом разработки стратегии управления запасами. Итак, давайте вспомним, для чего нам необходим каждый из этих инструментов, а затем объединим их и разработаем свою стратегию управления запасами.

АВС – анализ. Позволяет изучить массив данных и выявить ту часть, которая обеспечивает максимальный эффект. В нашем случае, взяв за отправную точку наш ассортимент, анализируем его по двум параметрам: объем продаж и получаемую прибыль. После получения некой матрицы (Рисунок 1) принимаются начальные управленческие решения.

Рисунок 1 – Матрица АВС – анализа

В нашем примере все товары делятся на три группы (АВС). Но на самом деле количество групп может быть любое. Все зависит от степени детализации данных. Чем больше групп в АВС – анализе будет, тем дороже будет текущая работа с товарами. Степень детализации зависит от стратегических задач. Например, в группу СС у нас попадают не только товары, которые являются претендентами на исключение из ассортиментной матрицы. Там также присутствуют товары новинки, которые себя еще никак не зарекомендовали. И товары, которые в любом случае должны быть представлены в ассортименте.

Итак, группу СС стоит рассматривать более детально:

• Претенденты на исключение из ассортимента;
• Товары – новинки;
• Обязательный минимум.

 В данном случае заостряется внимание на группе СС для того чтобы определиться, какие управленческие решения здесь будут приниматься. Так, для товаров – новинок, может, стоит применять такой же подход как и к группе АА. Или другой вариант по работе с товарами новинками. Но то, что товары новинки нуждаются в быстрой реакции на изменение спроса, очевидно. А если так, то стоит повышать внимание к этой группе товаров и контролировать спрос и товарный запас постоянно.

 XYZ – анализ. Этот инструмент позволяет разделить все товары по степени стабильности. То есть выявить товары весьма стабильные в потреблении и соответственно не требующие большого внимания и ежедневного контроля за наличием товара в аптеке. С другой стороны выявление товаров, которые постоянно требуют проверки наличия и определения сроков и объемов поставки (Рисунок 2).

 Рисунок 2 – результаты проведения  XYZ – анализа.

И здесь, как и при проведении АВС – анализа, количество групп может быть разное. Увеличение количества групп оправдано, если в аптеке очень большой ассортимент лекарственных средств по совершенно разным ценам. Например, среди имунно-стимулирующих лекарственных средств в разных ценовых категориях, можно перечислить следующие лекарственные средства (расположены в соответствии с увеличением цены):

• Анаферон – 115 рублей;
• Арбидол – 175 рублей;
• Лавомакс – 700 рублей.

Как показывает практика, чем дороже продукт, тем выше нестабильность его спроса, тем более, если есть более дешевые товары заменители. Так «арбидол» и «лавомакс» при оценке стабильности поведения продукта и делении всего на три группы (то есть X, Y и Z) могут попасть в одну группу (например, группу Y). Но ведь эти препараты имеют совершенно разные цены, и фактический разброс коэффициента вариации отличается очень сильно. У препарата «Лавомакс» стабильность спроса будет гораздо ниже по нескольким причинам. Например, высокая цена, отсутствие активной рекламной компании, низкая осведомленность посетителей аптеки и прочее. Если при формировании политики управления запасами к препаратам  будет применяться один и тот же стандарт, то затраты на поддержание  запаса более дорогостоящих лекарственных средств будут гораздо больше. На сколько это подход оправдан, решать руководству аптеки или аптечной сети. В этом и заключается понятие «формирование политики управления запасами».

Совмещение АВС и XYZ – анализов.

Выше были приведены выводы по результатам отдельно проведенных анализов по степени важности и по степени стабильности товаров.

После совмещения этих анализов получается некая трехмерная матрица, которая состоит из трех параметров:

1. объем продаж в натуральном выражении;
2. получаемая прибыль;
3. стабильность спроса;

Следующим этапом является выработка правила по наличию товара в аптечной сети, варианты налаживания работы с поставщиками, и степень внимания к каждому товару. В таблице 1 представлен результат совмещения АВС и XYZ – анализов только для стабильных товаров, то есть для товаров группы X.

 Итак, группа товаров ААX. Эти товары являются лакомым кусочком для любого продавца, так как при больших объемах продаж и высокой прибыли, спрос на эту группу товаров легко спланировать и спрогнозировать. Но так как именно эта группа товаров обеспечивает максимальный эффект, то отсутствие его на полках обеспечит максимальные потери и упущенные прибыли. Поэтому, здесь в первую очередь необходимо обеспечивать спрос полностью. То есть, страховой запас должен обеспечивать сто процентное удовлетворение спроса. При этом нельзя допускать перебоев в поставках, то есть обеспечивать высокую дисциплину поставок. Здесь стоит уделять большое внимание самим поставщикам, и при выборе поставщиков для этой группы товаров опираться только на самых надежных представителей оптовых посредников.

 Страховой запас – защита от неопределенности в спросе и от перебоев в поставках (рассмотрение алгоритма расчета страхового запаса ищите в дальнейших публикациях).

 Группа товаров АВX.  Данная группа лекарственных средств обеспечивает хороший объем продаж, но так как прибыль здесь ниже, есть возможность за счет допущения небольшого дефицита, сократить издержки. Так как товар востребован, проблем с дисциплиной поставок быть не должно.

 Группа товаров АСХ.  Товары прибыли не дают, но приток посетителей обеспечивают. Например, такой товар как лейкопластырь. Здесь, правда, масса товаров заменителей, но они в разных ценовых категориях. Так как товар весьма стабилен (группа X) то нет необходимости постоянно контролировать его наличие на складе. При этом можно допустить небольшое повышение неудовлетворенного спроса (например, до 5 %).

 Группа товаров ВАХ.  Препараты с высокой прибылью, но не высоким объемом продаж – то есть цена выше среднего, за счет этого и высокая прибыль в денежном выражении. Интересна эта группа товаров именно с той точки зрения, что продается в небольших количествах, а денежный поток обеспечивает. Но при этом, если поддерживать запас на высоком уровне, то повысится объем замороженных денежных средств в товарном запасе. Поэтому стоит допустить небольшой дефицит, например 2%. К этой группе товаров можно отнести витамины по средним ценам.

 Группа товаров ВВХ.  Самый что ни на есть товар статистически средний. Прибыль и объем продаж средние, и при этом стабилен спрос. С целью сокращения издержек есть возможность уменьшить запас за счет несущественного увеличения неудовлетворенного спроса.

 Группа ВСХ.  Допускаем более существенный дефицит. В нашем примере – 7%.

 Группа САХ. Очень интересная группа товаров, с той точки зрения, что затраты на продажу невысоки, а прибыль хорошая. То есть товар продается стабильно, но небольшими объемами. Страховой запас будет небольшой, так как страховаться от невысокого и стабильного спроса несложно. Так как товар дорогостоящий, то здесь есть два варианта обеспечения продаж. Поддержание страхового запаса или поставка под заказ. Оба этих варианта имеют право на существование. Выбор за аптекой. При первом варианте, аптека снова замораживает денежные средства. При втором, есть вариант упустить клиента, который не хочет ждать. Если в Москве можно найти адрес аптеки, у которой  есть дорогостоящий препарат в наличии, то в Московской области его предложат поставить под заказ, да еще и с предоплатой. А в других регионах, можно просто не найти нужного препарата, но это уже вопрос ассортиментной политики аптеки.

 Группа СВХ. Действуют те же принципы, что и в группе САХ, только смелее можно использовать поставки под заказ, так как прибыль средняя.

 Группа ССХ. В этой группе лекарственных средств, как правило, находятся товары, которые давно на рынке, товаров заменителей большое количество, прибыль невелика, продается стабильно, но в небольших объемах. Здесь есть возможность сократить ассортимент за счет товаров заменителей. Например, такие лекарственные средства как йод или зеленка. Давно известно, что они практически бесполезны, но многие покупают по старой памяти или, например, чтобы укомплектовать аптечку для автомобиля, которая четко оговорена по составу. При этом есть еще возможность сократить ассортимент за счет неудовлетворенного спроса. Здесь потери будут невелики. И еще не требуется высокая дисциплина поставок.

 Таблица 1 – Результаты совмещения ABC и XYZ – анализов. Стабильные товары.

Точно также стоит описать и другие группы товаров по группам Y (таблица 2) и Z (таблица 3).

 По группе Y повышается требование к контролю над состоянием запасов. Если в группе Х была возможность проверять наличие и принимать решение о поставки через определенные промежутки времени, то в группе Y стоит уделять этому вопросу больше внимания, то есть, возможно, перейти на ежедневный контроль за состоянием запасов на складе. Все остальные параметры можно прописать по аналогии с подробно описанными требованиями к страховым запасам и к поставкам по группе Х. Страховой запас в группе Y выше в связи с нестабильностью спроса.

Хотелось бы сделать акцент на группе товаров ССY. В эту группу попадают товары новинки, так как, как правило, новинки весьма нестабильны по спросу. Поэтому этой группе стоит уделять максимум внимания. Целесообразно так же проанализировать, есть ли там товары, которые уже отжили свой «век», то есть находятся на конце жизненного цикла товаров. И соответственно рассмотреть вариант исключения их из ассортимента.

По группам товаров с низкими объемам продаж и невысокими прибылями по высоким ценам надо чаще прибегать к поставкам под заказ, так как если при этой нестабильности содержать запас, это будет существенно увеличивать складской запас, а следовательно замораживать денежные средства.

 Таблица 2 — Результаты совмещения ABC и XYZ – анализов. Товары средней стабильности.

Таблица 3 — Результаты совмещения ABC и XYZ – анализов. Товары высокой стабильности и непредсказуемого поведения.

Еще раз заметим, что один из самых актуальных вопросов при формировании политики управления запасами – это какой уровень дефицита, то есть упущенных продаж аптека для себя принимает нормативно. Сто процентное удовлетворение спроса невозможно по причине высокой стоимости такого подхода.

Другой вопрос, как аптека будет контролировать процесс пополнения запаса. Здесь надо определиться:

• как будет осуществляться контроль за наличием товаров,
• как будет определяться потребность в товаре на следующий период,
• какой будет этот период,
• каков будет страховой запас.

 Все выше перечисленные пункты будут освещаться в дальнейших публикациях.