Автоматизация технологий управления запасами. Или как получить автозаказ?

Изучение технологий получения автозаказа начнем с системы показателей.

Показатели позволяют не только (и не столько) увидеть, насколько качественно  за отчетный период компания использовала оборотные активы. Основная задача системы показателей – понять, что необходимо изменить в функции управления запасами, чтобы повысить качество. Для этого стоит проводить ежемесячный анализ по полученным результатам работы с запасами. Основой анализа является причинно-следственная связь показателей, то есть, какие факторы оказывают влияние на уровень запаса. А, соответственно, что необходимо предпринять в компании, чтобы получить корректный уровень запаса и при этом обеспечивать необходимый объем продаж.

Все показатели можно разделить на 2 категории: качественные и экономические.

Пример показателей отражен на рисунке 1(качественные) и рисунке 2 (экономические).

Рисунок 1 – Взаимосвязь качественных показателей

В любом случае, независимо от того, автоматизирована в компании функция управления запасами или нет, показатели нам необходимы. Но, коль мы рассматриваем в цикле статей, как можно управление запасами автоматизировать, то мы подразумеваем, что и отчетность полежит автоматическому расчету.

Каждый показатель должен иметь нормативный показатель, чтобы понять, на что способна наша система закупок и управления запасами; и чтобы вовремя реагировать на ухудшение ситуации. Нормативы также должны способствовать достижению лучших результатов в перспективе развития компании. Их периодически пересматривают.

На некоторые нормативы большое влияние будет оказывать рынок продаж и уровень конкуренции (например, уровень сервиса).  По некоторым показателям нормативы будут зависеть от качества поставщиков и то, как в компании развивают отношения с поставщиками. По другим – зависимость будет от уровня затрат.

Также при разработке нормативов по некоторым показателям необходима совместная работа различных отделов (финансовая служба, маркетинг, отдел закупок, логистика, и др.).

Тут могут быть варианты оценки. Как правило, в компаниях находят качество работы с запасами по всему ассортименту. Единица измерения при расчетах показателей принимается – денежная.

Но такой подход покажет качество использования оборотного капитала. А логистику интересует не только (и не столько) качество работы денежных средств (которые замораживаются в запасах). Логистику должна интересовать каждая позиция, так как именно каждая позиция заказывается индивидуально. Это необходимо для получения корректной аналитики для принятия необходимых мер в перспективе. В связи с этим, система показателей должна быть автоматизирована на уровне каждой позиции товара.

Пример отчета по показателям приведен на рисунке 2. Данный пример не является аксиомой. Набор показателей подлежит корректировке. Но такая схема на наш взгляд является наглядной для аналитики.

Рисунок 2 – Пример индивидуального отчета по качеству работы с запасами.

Также необходимо предусмотреть возможность анализировать по отклонениям факта от нормативов. Например, выводить отчет по отклонениям по определенным показателям только по тем позициям, где отклонения превышают 10%.

Для руководителей компании действительно интересны только общие цифры. Но и тут встает вопрос корректности этих цифр. Расчет должен давать реальные результаты. Иначе в системе показателей теряется весь смысл.

Для того, чтобы получить корректный результат в определении картины по всему ассортименту, необходимо использовать методику по средневзвешенному. Весами будет выступать  объем продаж в натуральном выражении (штуки).

Итак, общая схема разработки показателей (Таблица 1).

Таблица 1 – Построение системы показателей