Автоматизация технологий управления запасами. Или как получить автозаказ? Часть 2

Изучение технологий получения автозаказа начнем с системы показателей.

Итак, сами показатели.

Первый, и самый часто встречающийся — оборачиваемость запасов. Способов определения несколько. Рассмотрим самые распространенные.

Коэффициент оборачиваемости показывает сколько раз за отчетный месяц, склад оборачивается. Оценивается следующим образом (Формула 1).

Формула 1 – Коэффициент оборачиваемости

Где К_об– коэффициент оборачиваемости,
V_пр– Объем отгрузки/продаж,
Q  — средний уровень запаса.

Чаще всего входные данные в формулу берут в денежном выражении по всему ассортименту. Этот вариант оценки оборачиваемости показывает качество работы с оборотными активами.  Но, к сожалению, его не достаточно для оценки качество работы технологий управления запасами.

Для оценки качества работы запасов необходимо определять оборачиваемость по каждой позиции, а затем уже находить качество работы запасов по всему ассортименту.

Если рассматривать оборачиваемость каждой позиции, то единицы измерения значения не имеют. Например (Таблица 1).

Отличие в коэффициенте оборачиваемости может быть только в том случае, если ценооборазование в компании не выдерживает стандартов. Так, приходилось сталкиваться с ситуацией в компании, когда разрешены отрицательные остатки, то есть можно продавать при остатке равном нулю. В результате цена закупки по учетной системе не совпадала с суммой остатка (в рублях), поделенной на количество по остатку (в штуках). Если такая ситуация в компании допускается, то коэффициент оборачиваемости можно определять только по входящим натуральным единицам измерения (шт.).

Таблица 1 – Определение коэффициента оборачиваемости

Для определения совокупной оборачиваемости за основу расчета берем средневзвешанное.

Весами будут выступать объемы отгрузок каждой позиции. То есть, в зависимости от того, насколько важен товар в общем обороте, настолько будет и влияние этой позиции на совокупную оборачиваемость (Таблица 2).

Таблица 2 – Пример определения оборачиваемости

Как видим из таблицы 2, если найти коэффициент оборачиваемости запасов как среднее по коэффициентам, то результат будет – 6,46 раз в месяц. Если средневзвешенный коэффициент оборачиваемости – 5,45 раз в месяц.

Если найти совокупный коэффициент оборачиваемости оборотных средств (как сумма продаж в денежном выражении, деленная на средний запас в денежном выражении по всему ассортименту), то коэффициент оборачиваемости равен 0,75 раза в месяц (Таблица 3). 

Таблица 3 – Коэффициент оборачиваемости оборотных средств.

Какой вариант оценки коэффициента оборачиваемости выбирать зависит от цели.

Если цель – оценка качества работы денежных средств, то входные данные должны быть в денежном выражении и по всему ассортименту.

Но такой вариант оценки не сможет показать качество управления запасами по каждой позиции. В связи с этим, в логистике и закупках целесообразно оценивать средневзвешенный коэффициент оборачиваемости.

Особое внимание необходимо уделить тому, что есть средний уровень запаса. Довольно часто можно увидеть, как некорректно производится расчет среднего запаса для оборачиваемости запасов. Например, за средний запас принимают следующее (Формула 2).

Формула 2– Пример расчета среднего запаса

На рисунке 1 отражена ситуация, когда на начало и конец месяца уровень запаса ниже, чем в течение месяца. Такая ситуация возникает, когда менеджер понимает, что, чтобы обеспечить качественный показатель по оборачиваемости достаточно на начало и конец месяца показать «необходимый» уровень запаса. Происходит в чистом виде подгонка под необходимый результат и в результате, реальной картины по уровню запаса не видно.

В связи с этим целесообразно рассчитывать средний запас, как сумма ежедневных остатков, деленное на количество периодов (Формула 3).

К сожалению, бывают случаи, когда по формуле 3 для расчета среднего запаса по всему ассортименту недостаточно мощности информационной системы и сервера. В таком случае, для расчета среднего запаса берут несколько случайных контрольных точек. Такой вариант позволяет исключить злоупотребления и манипуляции сотрудников с уровнем запаса, и при этом точность расчетов повышается.

Если у  менеджеров появляется возможность манипуляций с уровнем запаса, то возникает нестабильность работы с оборотными активами.  Такая ситуация может негативно повлиять на качество работы с поставщиками и своевременность оплат.

Есть  другие варианты оценки оборачиваемости (Формула 4 и Формула 5).

Запасоемкость можно использовать только с точки зрения ежедневной работы, так как в числитель попадают данные об уровне запаса на конкретный момент времени. Не отражает качество работы за период.