Автоматизация учета

Вопрос: Наша аптека —  центральная аптека в нашем городе. Наша гордость – просторный, хорошо оборудованный торговый зал с 6-ю кассами. Широчайший ассортимент и качественный сервис – вот наше главное преимущество перед многочисленными аптеками и аптечками, в окружении которых приходится работать. Собираемся приобрести самую современную автоматизированную систему учета товародвижения – прежняя нас не устраивает. Хотелось бы оптимизировать заказ товара: чтобы на основе информации о товарных остатках автоматически формировался заказ для поставщиков (и желательно по наиболее выгодной цене), товар приходовался в кратчайшие сроки. Каковы «подводные камни» современных автоматизированных систем, которые есть на рынке? На что нам следует обратить внимание, чтобы автоматизация прошла успешно?

Ответ:
Выбор программного продукта для автоматизации функции управления запасами и заказами стоит начать с выработки требований к степени автоматизации. Следует определиться с требуемым функционалом и возможностью его расширения. Максимальная степень автоматизации можно описать следующим образом:

1. Анализ спроса, присвоение статуса товарам и поставщикам. Для этого в информационной системе должны быть реализованы АВС и XYZ анализы. И вот тут уже начинаются подводные камни, которые заключаются в качестве предлагаемой методологии в программных продуктах. Вопрос в том, как определяются группы (как товары относятся к той или иной группе): устанавливаются автоматически или вручную. Если мы говорим о тотальной автоматизации, то информационная система должна предложить и тот и другой вариант. Кроме этого, она должна позволить выбирать различные параметры для проведения выше перечисленных анализов (объем продаж, прибыль, цена, популярность товаров, стабильность спроса, стабильность сроков исполнения заказа, анализ поставщиков, и т. д.). Так как эти анализы проводятся не так часто, то вполне можно обойтись электронными таблицами (самым доступным инструментом – Excel). А вот присвоение статуса товару или поставщику (по результатам проведенных анализов) стоит автоматизировать. То есть сами анализы проводятся, например в Excel, а в основную программу заносятся уже определенные группы, после чего товарам или поставщикам автоматически присваивается статус. Например, товар самый важный по получаемой прибыли и объему продаж относится к группе АА, а, следовательно, уровень сервиса максимальный, контроль ежедневный. Или группа товар самая дорогостоящая, и при этом пользуется высоким спросом, значит, на ее поддержание требуется большой объем оборотных средств; следовательно, поставщики должны предоставлять максимальную отсрочку платежей, и т.д.
2. Прогнозирование и планирование потребности. Вот этот пункт обязательно должен подлежать автоматизации. При выборе программного продукта стоит особое внимание уделить следующим моментам:
   • Возможности в организации иерархии товарных справочников и установлению признаков товаров. Этот пункт важен с точки зрения анализа и формирования достаточно точных прогнозных данных о спросе, как конкретного продукта, так и препаратов-аналогов. Например, прогноз спроса по группе анальгетики, или по подгруппе спазмоанальгетики, или по конкретному препарату из данной подгруппы от конкретного производителя и конкретной дозировки. Чем ниже мы спускаемся по иерархии справочника, тем менее точный мы получим прогноз. Информационная система должна позволять прогнозировать потребность на любом уровне иерархии.
   • Возможности распределения доли конкретного продукта в общем прогнозе спроса на группу и/или подгруппу товаров на основе различных характеристик. Если рассматривать ту же группу спазмоанальгетиков — спазмалгон. Он может поставляться от разных поставщиков. У одного поставщика цена ниже, у другого качество поставок выше, у третьего – отсрочка платежа больше, и т.д. Соответственно, после того, как определен спрос и объем к заказу, должны быть определены объемы закупок от различных поставщиков. Для этого в информационной системе должна присутствовать возможность регистрации данных о поставщиках по интересующим нас параметрам.
   • Также в системе должны быть представлены различные технологии прогнозирования: среднее значение, скользящее среднее, определение тенденции (линейной, варианты нелинейных функций),  несколько технологий определения коэффициента сезонности, коэффициента цикличности.
   • Оценка точности прогноза, также несколько алгоритмов. По возможности должны присутствовать технологии оценки точности прогноза: средняя относительная ошибка, систематические отклонения в одну сторону, относительная ошибка, относительная частная ошибка. Этот пункт важен, как показатель адекватности применяемых технологий в прогнозировании.
3. Технологии в нормировании запасов. Здесь стоит учесть, каким образом можно задать нормативы страховых и максимальных запасов, какие при этом используются алгоритмы и их количество, и возможность настройки собственных алгоритмов или задания параметров вручную.
4. Количество и виды алгоритмов в возможности пополнения запасов: фиксированный размер запаса, фиксированный интервал времени, несколько вариантов комбинированных систем. Наличие возможности поставки под заказ. Технологии формирования заказа на закупку должны учитывать и эту возможность. Кроме того, должны отражаться товары в пути и заказы, уже принятые поставщиком, но пока не обеспеченные.
5. Механизмы оценки качества управления запасами: методология оценки оборачиваемости, выявление и фиксирование неликвидов и дефицита, оценка уровня сервиса.
6. В системе желательно предусмотреть возможности не только принятия решений в режиме реального времени, но и моделирование ситуаций. Например, что произойдет с системой управления запасами, если сезон на противопростудные препараты начнется раньше.
7. Также стоит учитывать возможность электронного документооборота с поставщиками. Для этого необходимо обеспечивать интерфейс с большим количеством программных продуктов. Также к программным и аппаратным требованиям стоит отнести возможности увеличения нагрузки на программный продукт: рост компании, увеличение количества аптек, появление распределительного центра, возможности удаленного доступа, увеличение числа пользователей.
8. Ну и чисто технические моменты: простота пользовательского интерфейса, скорость оформления документов и отчетов, возможность расширения количества отчетов, упрощение кодировки товаров, серийный учет, адресное хранение товаров в аптеке, и т.д.

Сроки внедрения в средних по масштабам компаниях, как правило, занимают от трех до шести месяцев. Они зависят от многих факторов:

• Покупная система или собственная разработка;
• Приглашаются специалисты или внедрение реализуется собственными силами;
• Форматы и объемы имеющейся информации о запасах (желательно иметь  историю продаж не мене трех лет);
• Специфика бизнеса и существующей организационной структуре, готовность собственника (или руководства) вливать инвестиции в программное обеспечение, и т.д.

В любом случае, при выборе программного продукта, стоит учитывать его первоначальную стоимость, стоимость внедрения и стоимость обслуживания.