Cклад и его взаимодействие с другими подразделениями компании. Часть 3

Взаимодействие с отделом продаж (коммерческим отделом).

Следующий вопрос, который затрагивает склад – это увеличение скорости и точности отгрузки. Как его можно решить? Для этого необходимо определить, что требуется складскому персоналу для решения поставленной задачи, в чем заключается причина большого количества ошибок. Как правило, внутри склада технологический процесс не соответствует оптимальному варианту. Это могут быть и расположение зон комплектации, и  такая банальная вещь, как освещение складского помещения, и   недостаточная численность комплектовщиков, недостаточный контроль при комплектации и отгрузке заказов и прочее. Среди причин, из-за которых возникают трудности с комплектацией заказов,  — недостаточный информационный обмен между складом и отделом продаж. Часто заказы на комплектацию и отгрузку поступают спонтанно, непосредственно в момент получения заявки от клиента. А информация, о том, когда каждая конкретная партия будет отгружаться, на склад поступает далеко не всегда. В результате, заказы комплектуются по мере поступления информации, а не по срочности отгрузок. Результат – ряд скомплектованных заказов ждут отгрузки, при этом клиенты ждут, пока скомплектуют их заказы.

Решение данной проблемы на словах достаточно простое, а на деле часто вызывает сопротивление отдела продаж. Заключается оно в предварительном планировании отгрузок. Метод весьма распространенный и сводится он к ограничению срока подачи заявок клиентами. Необходимо обговорить с клиентами вопрос, до какого момента принимаются заявки, чтобы отгрузка была произведена на следующий день. Если заявка поступает после оговоренного срока, то заказ будет отгружен через сутки. Эта схема позволяет складскому персоналу планировать свою деятельность и потребную численность персонала. Кроме того, для клиента определяется временной интервал момента отгрузки, то есть мы фиксируем время, в которое клиенту будет отгружен его заказ. Часто эти меры вызывают протест у «коммерсантов», так как они должны пересматривать свои взаимоотношения с клиентами, а это затрагивает маркетинговые и юридические стороны. Для преодоления данного препятствия до клиентов необходимо донести, что в первую очередь временные ограничения на подачу заявки вносятся для их же блага. Но и склад в свою очередь должен выполнять свои обязательства перед клиентами.

Что обеспечивают клиентам ограничения сроков подачи и отгрузки заказов:

  • Оперативность отгрузки. Очереди и ожидания сокращаются, а значит затраты клиента на обеспечение данной партии товара тоже сокращаются;
  • Показатель качества отгрузки в таком случае также изменяется. Так как вводится элемент плановой системы, то растет и точность комплектации, а количество ошибок (пересортицы, недовложений и т.д.) сокращается.

Вывод

Для оперативной мобилизации складской деятельности без крупномасштабных капиталовложений в первую очередь необходимо провести аудит фактического состояния дел с целью выявления резервов развития. В процессе данной проверки следует особое внимание уделить основным двум направлениям: оптимален ли уровень запасов на складе (отдел закупок) и есть ли возможность сократить неравномерность поставок и отгрузок (отдел закупок и отдел продаж).

По результатам аудита необходимо реализовать следующие мероприятия:

  1. Составить план поставок;
  2. Составить план отгрузок;
  3. Определить оптимальный  товароноситель  при  поставках  на  склад;
  4. Определить минимально-допустимый, средний и максимальный запасы;
  5. Разработать программу сокращения неликвидов на складе.

Все эти мероприятия касаются только тех вопросов, которые склад не в состоянии решить собственными силами, и требуют плотной работы подразделений компании. По результатам данных операций, не только склад выстраивает более эффективно свою работу, но и те отделы, с которыми он взаимодействует. Снижается неопределенность в повседневной деятельности данных подразделений.

Но, все-таки, достаточно часто возникают сложности при продвижении в жизнь мероприятий, которые, в общем, можно назвать базовым этапом при реорганизации склада. Эти сложности  связаны с нежеланием отдельных членов коллектива принимать вышеперечисленные меры. В таком случае необходимо предоставить руководству компании данные о тех затратах, которые несет компания в связи с выявленными проблемами.

Деятельность по повышению эффективности действующего склада зависит не только от внутренних планировочных решений, от количества техники и персонала, и в целом складского помещения. Нельзя упускать и такой момент, как межфункциональная координация. На семинарах при проведении игры относительно координации действий между отделами, часто выясняется, что виновен какой — угодно отдел, но только не тот, за который отвечает каждый  участвующий в игре. У склада, в частности, всегда виноваты коммерсанты и закупщики. А у коммерсантов соответственно закупщики и склад и т.д. Но дело не в том, что это —  всего лишь игра, а в том, что в игре описываются реальные проблемы в реальных компаниях. И решить их можно только договорившись между собой.  А основной движущей силой является  руководство компании. Именно от воли руководителя зависит успех любого проекта.

Ольга Грязнова

Бизнес-консультант в области управления запасами, закупок и SCM

Любая информация, размещенная на этом сайте, охраняется авторским правом. Копирование контента или его частей возможно только с письменного разрешения администрации сайта.