Формализация снабжения

Логистика и Управление цепями поставок в фармацевтическом бизнесе.

Продолжаем рассматривать вопросы межфункциональной координации. Итак, в этом номере рассмотрим тему, на которой остановились в прошлый раз – Технологии планирования снабжения формализованы, понятны и прозрачны внутри компании.

Итак, каким же образом должны быть формализованы технологии снабжения. Точнее сказать, до какой степени должны быть формализовано снабжение.

Я бы данный вопрос разделила на две части: инструменты формализации, не раздувание бюрократии.

1.Какие инструменты применять для формализации? Ведь технологии различны. Я в своей практике применяю довольно простые инструменты, которые обеспечивают наглядность (визуализацию), а, значит, и облегчают исполнение.

Вот один из примеров формата документа для формализации — регламента. Документ стандартный и отражает все необходимые поля и объем информации:

1.            Общие положения

1.1.         Содержание деятельности

1.2.         Цели процесса

1.3.         Результат процесса

1.4.         Владелец процесса

1.5.         Исполнители процесса

1.6.         Документация процесса

2.            Диаграмма процесса

3.            Взаимодействие с другими процессами и внешней средой

4.            Организация выполнения процесса

4.1.         Подпроцесс «A4.1 Планирование проектов»

4.2.         Подпроцесс «A4.2 Реализация проекта»

4.3.         Подпроцесс «A4.3 Завершение проекта и анализ результатов проекта»

5.            Показатели процесса

Но у такого документа есть один недостаток – его минимальный объем  — 10-16 листов формата А4. Преимущества – исключены разночтения. Так как в документе прописано все детально, то двоякое прочтение исключено. Но ежедневно работать с таким документом крайне тяжело. Именно поэтому такая формализация не приводит к практическому применению исполнителями. Куда более наглядная регламентация может быть представлена диаграммой процесса или блок-схемами (примеры приведены ниже, на рисунке 1, 2 и 3; приведенные примеры не являются руководством к действию, это процессы, работающие в конкретных компаниях; примеры приведены с целью демонстрации формата отражения формализации).

Рисунок 1 – Отрывок диаграммы процесса выбора поставщика.

Рисунок 2 – Фрагмент диаграммы процедуры закупок

Самый важный критерий оценки качества описания и дальнейшей регламентации процессов – это визуализация. Без наглядной визуальной картинки исполнителю будет крайне тяжело следовать инструкции.

Рисунок 3 – Текстовое оформление процесса закупок

2. Как сделать чтобы формализация не мешала, но защищала от человеческого фактора? И как не допустить существенного роста бюрократии при формализации процессов, в частности закупок и снабжения?

Самый простой способ – максимально автоматизировать, чтобы исключить возможность ошибки человека или его недобросовестных действий. Просто при автоматизации алгоритмы работы надо закладывать таким образом, чтобы минимизировать  количество вариантов процедуры.

Например, вариант, который позволит отследить весь срок исполнения заказа поставщиком и весь срок вложения оборотных активов в закупаемую партию. Заложить в систему разные статусы ТМЦ:

— заказ поставщику;
— резерв у поставщика;
— товары в пути;
— таможня;
— товар прибыл на склад;
— товар оприходован;
— товар зарезервирован клиентом;
— товар отгружен клиенту 1….n;
-деньги получены.

Такой разрез информации позволит получать массу информации о качестве работы поставщика, транспортной компании, прибыльности клиента, реального срока замораживания оборотного капитала, эффективности резервирования менеджерами по продажами и т.д.

Причем статус товара должен меняться своевременно и отражать корректную информацию. Информация должна вводится автоматически, то есть нажатием кнопки. Чем проще в исполнении, тем лучше. И с защитой от ошибочных действий.

При автоматизации процессов регламенты должны быть максимально детальны, здесь не стоит боятся громоздкости документа.

Но во многих компаниях до сих пор пока вообще нет работающих регламентов. И ведь компании работают, и вроде пока деньги зарабатывают. В том то и дело, что вроде и пока. При наличии регламентов и их написании оперативно проявляются некачественные процессы. А некачественный процесс ресурсы потребляет, а прибыли не дает и не приводит к повышению конкурентоспособности компании, а иногда и наоборот, только ухудшает имидж компании в глазах клиентов. Именно поэтому важно процессы описывать и формализовать.