И снова управление запасами

И снова о запасах…

5 лет назад мы открыли цикл статей по логистике с темой, крайне важной и насущной до сих пор. За это время мы научились  тому, как и почему формируются затраты в логистике. Мы, благодаря кризису 2009 года, стали лучше считать деньги. А где, как не в запасах, концентрируются деньги в аптечном бизнесе? 

Именно поэтому, предлагаем еще раз вернуться к теме управления запасами. Только теперь дополним и переработаем данную тему. Так сказать, с чистого листа.

Когда речь идет об управлении запасами, мы будем подразумевать автоматизацию этих операций. Результатом автоматизации всегда является автозаказ.

В автозаказе формируется перечень товаров,  и, разумеется, количество,которые необходимо заказать.

Качество работы с запасами зависит от того, насколько стабильна оборачиваемость запасов, и, какой дефицит мы допустили.

В связи с этим, в автоматизации технологий управления запасами необходимо предусмотреть такой набор инструментов, который позволит не только формировать автозаказ. Автозаказ не является самоцелью.

Цели могут меняться, но все же основные – это увеличение объема продаж или уровня сервиса.

Реже – сокращение оборотного капитала или затрат.

И при изменении целей (или точнее стратегии компании), автоматизированная система по управлению запасами должна справляться с этой задачей.

Соответственно она должна быть гибкой.

Таким образом, можно сказать, что автоматизация технологий управления запасами должна:

1. Способствовать достижению стратегии компании,
2. Отличаться гибкостью, подстраиваться под спрос и адаптироваться под изменения стратегии,
3. Должна быть проста и понятно пользователям,
4. Не должна вносить раздор в работу заведующих аптек. Должна облегчать труд, а не принижать труд зав. аптеки.
5. Должна окупаться в сжатые сроки. Срок окупаемости зависит от разных факторов, и финале цикла статей, мы еще вернемся к обсуждению данного пункта.

Срок автоматизации управления запасами и то, насколько будут достигнуты выше изложенные пункты, в свою очередь существенно зависит от набора факторов:

— автоматизация проходит своими силами или с помощью консалтинговой компании,
— система будет в виде «готового решения» или разработана под заказчика,
— насколько сотрудникикомпании-заказчика готовы к проекту по автоматизации,
— каков бюджет,
— какие ресурсы компания-заказчик будет выделять в рамках проекта,
— каков уровень подготовки в предметной области у сотрудников в компании,
— насколько системно руководитель проекта подойдет к вопросу,
— и наконец, наличие корректной информации в информационной системе в различных аспектах.

При выборе степени автоматизации крайне важно  понимать, какой результат мы хотим получить.

Можно выбрать достаточно быстрый вариант решения. Например, задать запас в днях, задать в системе условие, что, если запаса хватит, например, на 7 дней, то заказывать пора. Реализовать такой вариант действительно будет быстро, и,главное, дешево. Но обеспечит такой уровень автоматизации достижение стратегии компании?

Тот вариант автоматизации управления запасами, который мы рассмотрим, нельзя назвать максимальным. Масса инструментов, которые потребуют очень детального анализа, прежде чем принимать решение по их автоматизации, мы не сможем рассматривать их в цикле из-за высокой наукоёмкости и статистической сложности.

Но вот основные и самые распространенные инструменты мы рассмотрим как под микроскопом.

Если смотреть на структуру автоматизированной технологии управления запасами, то она выглядит следующим образом:

1. Страховой запас, который позволяет учитывать риски в цепях поставки. Отражает следующие факторы – срок исполнения заказа, его продолжительность, объем спроса и его нестабильность, уровень сервиса;
2. Оборачиваемый запас – уровень запаса, которого хватает от поставки до поставки при нормальных условиях работы;
3. Автоматизированный контроль определения момента заказа и размера заказа. Система с определенным интервалом проверяет уровень запаса и рассчитывает размер заказа поставщику. В результате формируется тот самый автозаказ;
4. Прогноз спроса является входными данными в систему управления запасами. В связи с этим крайне важно поддерживать высокое качество прогнозирования. Иначе, размер автозаказа получим не корректный;
5. Выявление (восстановление) спроса. Необходимо выявлять аномальный спрос, отсекая большие всплески продаж и дефицит;
6. Учет логистических затрат необходим для понимания того, как они меняются в зависимости от размера запаса;
7. АВС – анализ позволяет выявить важные для нас товары и принимать оптимальную политику управления запасами;
8. XYZ – анализ позволяет анализировать стабильность спроса. Стабильность спроса так же оказывает влияние на политику в управлении запасами;
9. Система показателей позволяет контролировать качество работы технологий управления запасами. А, коль осуществляется контроль, то есть возможность своевременно реагировать на ухудшения работы с запасами.

Это основной набор  инструментов, который мы будем рассматривать в новом цикле статей. Также будем делать акцент на сложности автоматизации и, разумеется на потенциальный результат.