Как оптимизировать информационное и документальное сопровождение товара?

Вопрос:
У нас несколько аптечных складов в разных частях города. Когда завозится и выдается товар, естественно, оформляется масса бумаг, в которых, порой, путаются даже наши бухгалтера. К тому же, не всегда можно получить полный отчет по товару. Как оптимизировать информационное и документальное сопровождение товара? Есть ли какие-то схемы отчетности по аптечному складу, чтобы было можно отследить состояние товаров на каждой стадии?

Ответ:
Если театр начинается с вешалки, то компания начинается со склада. Если на складе порядок, то порядок в компании в целом. Шутка. Но далеко не на сто процентов. Если учесть, что в торговой компании именно на складах аккумулируются основной объем замороженных денег, то именно качество работы склада (в том числе документооборот), обеспечивает сохранность и качество использования этих денежных средств.

В связи с этим, крайне важно обеспечить качественный документооборот. Именно он обеспечивает полный срез в реальном времени:

— О состоянии склада (также аптек) – объем запаса в денежном выражении.

— Об уровне запаса – уровни запаса по каждой позиции в любой момент времени. Эта информация крайне важна для закупщиков и клиентов (внутренних и внешних).

Прозрачность документооборота обеспечивает подконтрольность и уменьшает риски возможных махинаций недобросовестных сотрудников или банальных ошибок, допущенных по объективным и не очень причинам. Это касается не только аптечных складов, это общая проблема всех компаний, не зависимо от сферы деятельности.

 Существенным подспорьем в решении данной проблемы является автоматизация документооборота.

Самым простым способом автоматизации является оформление документов в информационной системе прихода, расхода и внутренних перемещений вручную и автоматическая выгрузка в бухгалтерскую учетную систему. Задача бухгалтерии производить периодическую сверку с поставщиками и клиентами. Чаще всего это происходит один раз в месяц.

Дугой, более качественный подход – это использование  штрихового кодирования и получения документов прихода автоматом от поставщика. Но, к сожалению, этот подход пока не в состоянии обеспечить все поставщики. Преимуществом этого подхода является уменьшение ответственности бумажных носителей, которым свойственно теряться, и не своевременно вноситься в информационную систему.

Внутренний документооборот. Если в компании структура такова, что присутствует несколько складов, то сложность документального сопровождения товаров заключается в многочисленных перемещениях со склада на склад.

С точки зрения систематизации внутреннего документооборота, можно выделить два основных подхода (в случае наличия нескольких складов).

  Первый подход. На каждый из складов поступают товары от поставщиков.

С точки зрения документооборота, возникает ситуация, что на каждый склад оформляются приходные документы от поставщиков. Основное преимущество – оперативность в поставках и отгрузках. Первый недостаток – возможное увеличение совокупного уровня запасов (возможно, но не обязательно; все зависит от географии складов и специфики клиентов). Второй недостаток – сложности возникают у бухгалтерии в отслеживании приходов. Этот недостаток можно нивелировать простым отчетом «Ведомость прихода». При формировании данного отчета необходимо выбирать все склады. В таком случае, мы увидим список приходных документов по всем складам и суммы поступлений.

 Второй подход.

Все поступления от поставщиков проходят через центральный Распределительный Центр. На остальные склады в системе товары поступают с центрального склада благодаря внутренним перемещениям. Основное преимущество – сто процентная прозрачность документооборота. Недостаток – увеличивается срок поступления товаров на остальные склады, а, следовательно, теряется гибкость или возможно увеличивается объем запаса товаров. Второй недостаток – увеличивается объем обрабатываемых документов, а соответственно растет трудоемкость их обработки и контроля.

 Идеального подхода не существует. При выборе способа организации документооборота необходимо оценить все за и против. Основные критерии выбора должны быть:

• Возможности действующих информационных технологий и систем.
• Стоимость технологий и срок их окупаемости при необходимости их изменений.
• Трудоемкость текущих мероприятий по исполнению операций документооборота и контроля документооборота вне склада (например бухгалтерией). Ориентировочная стоимость данных операций в год. Проще говоря, необходимо знать, во что будет ежегодно обходиться та или иная технология. Трудоемкость операций довольно не сложно перевести в денежный эквивалент.
• Влияние данных технологий и их трудоемкости на уровень запаса и гибкость компании на изменение спроса. Чем более длительные процедуры на оформление документов, сопровождающих товары, тем выше уровень запаса на каждом складе. С другой стороны, проще качественно планировать запасы при поставках на один склад с дальнейшем распределением товаров на прочие склады. Выбор можно оценить с точки зрения изменения запасов товаров в денежном или натуральном выражении. Для обоснования выбора лучше выбрать товар достаточно дорогой, с большим объемом отгрузки со складов и весьма нестабильным спросом. В соответствии с АВС и XYZ – анализами, этот товар должен относиться к группам А1Y или А1Z. Поскольку именно эти группы товаров аккумулируют существенный объем оборотных средств компании.
• Прозрачность выбранных технологий и их подконтрольность. Чем проще система, тем проще ее контролировать.
• Выбор периодичности обновления данных в системе для пользователей на складах и за их пределами (закупщики, бухгалтерия, коммерсанты, и т.д.). Наилучший вариант – в режиме реального времени. Если такой возможности нет по тем или иным причинам (аппаратным, технологическим или информационным), необходимо предусмотреть возможность обновления данных через определенные интервалы времени или по требованию (например, после большого прихода или существенной отгрузки).
• Дисциплина оформления документов. При использовании штрихового кодирования, моменты оформления документов на движение товаров практически совпадает с фактическим движением товаров. При ручной обработке документов, момент проведения документов существенно зависит от человеческого фактора.

 Практически все вышеперечисленные критерии можно оценить в денежном эквиваленте. И один из вариантов выбора будет – минимум совокупных издержек, что собственно и требуется от логистики.

Что касается отчетов, облегчающих процедуры контроля документооборота, то здесь существует весьма стандартный набор для любого склада, не только для фармацевтического. Он состоит из следующих отчетов:

• Ведомость прихода. Отражает все приходные документы за выбранный период
• Ведомость расхода. Отражает все расходные документы за выбранный период.
• Карточка товара. Отражает все движение товара за выбранный период.
• Отчет о движении товаров. Отражает все приходы, расходы и внутренние перемещения по всем товарам, группе товаров или по одному товару за выбранный период времени.

 Но ведь никто не запрещает разработать отчеты, которые необходимы именно Вашей компании. Если конечно, Ваша учетная система позволяет доработки. Здесь самое важное – это собрать информацию о потребности пользователей данных о запасах и о документообороте. То есть выяснить у подразделений компании, какая информация им необходима, в каком разрезе и как часто. Далее согласовать полученную информацию с возможностями системы и прописать отчет. Но еще раз стоит упомянуть, что как правило хватает стандартного набора инструментов.