Как провести ценовой анализ рынка и номенклатуры поставщиков, что брать за основу?

При проведении анализа предложения на рынке необходимо учитывать не только цены, но и еще и набор критериев. Цена закупки действительно важна, но на эффективность логистики оказывает влияние не только цена закупки. Под эффективностью логистики мы понимаем два основных критерия – сервисная составляющая (то есть готовность предоставить клиенту товар вовремя и в нужном объеме, и в нужном месте) и затратная составляющая (то есть минимальные издержки при выбранном сервисе).

Поэтому, проводя анализ поставщиков необходимо выработать набор показателей.

Проще всего поступить следующим образом – взять показатели качества работы действующих поставщиков. Но далеко не всегда в компании есть данный набор показателей.

В общем виде картина с показателями выглядит так. Для начала необходимо сформировать показатели, которые отражают качество работы целевой компании относительно наших клиентов. Собственно, эти показатели должны отражать, насколько наши клиенты довольны нами. Затем, эти же показатели спроецировать на действующих поставщиков. И уже затем периодически проводить анализ поставщиков, работающих на рынке. Это позволит выявлять адекватность нашего выбора действующих поставщиков.

Сами критерии оценки качества работы с поставщиками мы рассматривали в одной из статей в 2009 году. Позволю себе продублировать выдержки из этой статьи. Итак, критерии (Таблица 1).

Таблица 1 – Критерии важности выбора поставщиков

Надежный поставщик, с точки зрения логистики, это тот поставщик, который:

1. Обеспечивает вас теми товарами, которые вам необходимы. В тот момент, в который он вам определил. Учитывая все атрибуты качественной поставки.
2. Качественно оформляет сопроводительную документацию.
3. Обладает финансовой устойчивостью.
4. Готов идти на сотрудничество с целью совместного сокращения логистических издержек.

Собственно, при проведении анализа рынка поставщиков стоит за основу брать именно эти критерии.

Что касается анализа номенклатуры, то здесь стоит рассматривать ширину ассортимента и его глубину. Под широтой ассортимента понимается количество групп товаров, под глубиной – количество товаров в группе. Но огромный ассортимент далеко не всегда  говорит о качестве поставщика. Чем больше ассортимент у поставщика, тем больше у него и логистические издержки. Если ассортимент мал, то и поставщик не очень интересен. Поэтому, анализируя поставщиков по номенклатуре, стоит в первую очередь проверять его на возможность поддерживать Ваш ассортимент.

Но пока остается вопрос, как проводить анализ рынка поставщиков. Перечислим основные этапы.

Этап 1 – определение критериев оценки (в таблице 1 приведен пример шести критериев). Критерии должны разрабатываться совместно отделом закупок, маркетинга, финансовым департаментом и бухгалтерией, а также юристами. Такие критерии, как финансовая устойчивость поставщика важнее для отдела финансов и бухгалтерии. А вот за некий компромисс между минимальными ценами и качеством поставок, возможно закупщикам и финансистам придется побороться.

 Этап 2 – определение системы оценки. Например, применение балльно-весовой системы, когда каждому показателю присваивается определенный вес значимости. Разрабатывается шкала оценки, например десятибалльная шкала. При достижении определенного уровня, показателю присваивается определенный балл. Затем балл умножается на вес показателя. В результате суммирования результатов каждого показателя получается более или менее объективная оценка поставщика. При разработке такой системы самое сложное это определения веса значимости каждого критерия. Как и в этапе 1 может возникнуть борьба за важность критериев. В идеале она должна зависеть от стратегии компании. Если, например, стратегия – максимальное удовлетворение клиентов, то большим весом должны обладать критерии, отражающие ассортимент поставщика и качество его сервиса. Если стратегия – оптимизация издержек, то на первый план выходят показатели цены, отсрочки платежей и качество поставок (как косвенных критериев, влияющих на уровень запаса). Как баллы и веса, так и сами показатели должны пересматриваться при изменении стратегии компании, но не реже одного раза в год.

 Этап 3 – разработка бланка оценки поставщиков, сводной таблицы и инструкции проведения анализа. Бланк должен отражать перечень ответственных лиц, наименование поставщика, перечень критериев, правила присвоения балла и расчета окончательной оценки поставщика. В инструкции должны быть прописаны все процедуры заполнения отчета об анализе рынка поставщиков.

 Этап 4 – определение периодичности проведения оценки. Минимальные требования – один раз в год. Лучше – два раза в год. Но надо понимать, что увеличение количества анализов в отчетном периоде приводит к удорожанию самой идеи анализа. С другой стороны, приведет ли учащение анализа к корректировке действующего портфеля поставщиков? Возможно на первых порах. Но когда отсеются неэффективные поставщики, то периодичность проведения анализа можно увеличить.

 Этап 5 – определение ответственных лиц за проведение анализа рынка поставщиков. Чаще всего этими лицами являются сами закупщики, то есть отдел закупок. Другой вариант – отдел маркетинга. При выборе каждого из вариантов есть преимущества и недостатки.

Так, если анализ проводят закупщики, то возможны некие злоупотребления в пользу «нужного» поставщика. Но с другой стороны, никто кроме закупщиков не знает специфику поставщиков лучше. При выборе отдела маркетинга ответственными за проведение анализа появляется большая объективность при оценке рынка поставщиков. Но и здесь могут быть некие искажения информации. Они могут возникать по двум причинам. Первая – «собственный интерес» отдела маркетинга, например упор на тех, кто дает больший бюджет на маркетинговые акции. Вторая – отсутствие знаний  и навыков в области логистики и финансов. Выбор за Вами. Необходимо взвесить все за и против. Худший вариант (из практического опыта автора), когда анализом рынка поставщиков занимается отдел экономической безопасности. Причины – при кажущейся максимальной объективности, на выходе чаще всего получаем массу перекосов и неточностей.

 Этап 6 – непосредственно проведение анализа рынка поставщиков.

Включает:
— сбор информации от поставщиков и отзывы их клиентов по совместной работе с ними (по возможности). По действующим поставщикам собрать информацию не составляет труда. По тем же поставщикам, с которыми компания не сотрудничает на данном этапе, информация собирается благодаря запросам поставщикам,
— сведение данных,
— их обработку,
— передачу данных «заказчику» анализа рынка,

 Этап 7 – проверка оценки качества действующих поставщиков. Если качество поставщика из действующего портфеля ниже, чем у конкурентов на рынке, то стоит взвесить все за и против дальнейшего сотрудничества с ним. Есть риски смены поставщика на нового. Новый поставщик далеко не всегда оправдывает свои обещания и наши надежды. Все зависит от конкретной ситуации на рынке. Если действующий поставщик оказывается чуть менее качественным, чем ситуация на рынке в целом, то ему стоит дать шанс.

 Итак, вывод – формализация подхода анализа рынка поставщиков позволит минимизировать «человеческий фактор» при повышении объективности оценки. Проводя анализ не реже одного раза в год, мы получаем картину развития поставщиков. Кроме этого можно использовать также менее формальные формы анализа, например пробная закупка.