Как сделать работу склада эффективнее? Часть №2
Вопрос
Наша аптека – бывшая центральная районная, к которой позднее присоединили 8 филиалов – аптечных пунктов. Весь заказ, который делает сеть, приходит на наш центральный склад, где сортируются и комплектуются поштучно заказы для каждой точки, которые потом развозит наш водитель. Сам процесс сборки занимает время, часто бывают ошибки, и наши филиалы получают заказ с опозданием, да еще недоукомплектованным. Посоветуйте, как нам оптимизировать процесс сборки, чтобы склад работал более эффективно? Есть ли какие-то нормативы по числу сотрудников, которые будут справляться с этой задачей?
Наталья Туманова, директор аптеки г. Томск
Ответ. Часть 2.
Итак, продолжая тематику повышения эффективности склада, как и было, обещано, рассмотрим вопрос оценки потребности в персонале.
Для оценки потребности в персонале существует классическая методика, основанная на производительности персонала на своих рабочих местах. Основная задача методики заключается в том, чтобы определить тот объем работ, который в состоянии выполнить за рабочую смену сотрудник. Кроме этого, при оценке потребности в сотрудниках, необходимо учитывать еще набор факторов, которые будут представлены в данной статье чуть ниже.
Прежде чем перейти непосредственно к самой методике, стоит заметить, что данная методика является максимально точной при определении потребности в персонале. Но является при этом весьма дорогостоящей, поскольку и сама требует некоторых ресурсов (трудовых, программных, аппаратных, временных). Если методику упростить, качество оценки потребности в персонале, конечно, упадет, но и стоимость применения более простого подхода также будет ниже.
Принимать решение по выбору оптимальной методики, можно учитывая, так называемый «треугольник принятия решения» (Рисунок 1).
Рисунок 1 – Треугольник принятия решения.
Применяя данный треугольник, можно останавливаться на один из трех вариантов.
Быстро и дешево. Используя этот подход в оценки потребности в персонале на складе, можно определить текущую производительность как норму. После чего пересчитать потребность в сотрудниках, исходя из объема планируемой отгрузки. Итак, этапы данного подхода:
Дешево, точность высока. В таком случае методика определения потребности в персонале на складе заключается в описании процедур и нормирования труда. Относительная дешевизна заключается в том, что реализуется данный инструмент благодаря отделу нормирования и оптимизации бизнес-процессов. Но такой подход не обеспечит высокой скорости внедрения и использования методики определения потребности в персонале. Так в одной компании на складе площадью около 1000 м.кв. с высокой долей ручного труда (собственно говоря, механизация на данном складе присутствует только на этапе разгрузки и погрузки) есть отдел нормирования, оптимизации процессов и охраны труда штатом 6 человек. Данный отдел постоянно изучает процессы и вносит предложения по их изменению. Также на все операции на складе данный отдел разрабатывает нормы. На их основе рассчитываются качественные показатели работы сотрудников, которые являются базой материальной мотивации. Итак, технология определения потребности в персонале. Последовательность операций следующая:
- Описание процедур. Здесь важно все операции на складе разделить на группы по трудоемкости, видам техники, разнообразию работ и исполнителей, участвующих в грузопереработке.
- Стандартизация процедур. Стандартизации подлежат в первую очередь следующие операции: операции, от качества выполнения которых, существенно зависит уровень сервиса; операции, влияющие на сохранность материальных ценностей; операции, от рациональности выполнения которых, существенно зависят издержки склада. Задача стандартизации – прозрачность, эффективность и контроль производительности труда.
- Нормирование труда. Задача нормирования труда — оптимальное использование ресурса при минимуме экономических затрат. Но снижение затрат не должно сказываться на ухудшении условий работы персонала – они должны оставаться нормальными. Здесь степень точности и детализации наблюдений крайне важный момент. Заниженная точность и детализация дает искаженную информацию. Завышенная – усложняет процесс нормирования и увеличивает затраты.
- Расчет потребности в персонале и технике. Поскольку нормы разрабатываются на стандартизированные процедуры, то и расчет потребности в персонале также производится на стандартизированные процедуры. Кроме разнообразия процедур так же присутствует разнообразие товаров. От объемных и весовых характеристик грузов зависит трудоемкость работ с ними. Формула расчета потребности в сотрудниках представлена ниже (Формула 3)
-объем работ на процессе в течение работы склада за день. Определяется как объем работы за определенный период, деленный на количество рабочих дней в периоде.
Тцикл.i— время цикла на i-том потоке. Определяется на основании нормирования труда.
Кн.п. — коэффициент неравномерности поступления товаров на склад. Определяется отношением максимального объема поступления (отгрузки) и среднего поступления (отгрузки) в натуральном выражении. На разных процессах на складе применяется либо коэффициент неравномерности поступления, либо коэффициент неравномерности отгрузки. Так при определении численности приемщиков необходим коэффициент неравномерности поступления. Этот коэффициент необходим в связи с тем, что склад должен быть готов к всплеску объема работ. При этом в расчет данного коэффициента не учитываются форс-мажорные обстоятельства.
Кн.н . – коэффициент не выхода на работу. Данный коэффициент учитывает отпуска и среднестатистические больничные. Как правило, принимается в диапазоне от 1,1 до 1,12.
Кп – поправочный коэффициент на неучтенные работы (определяется эмпирически). Необходим, поскольку не все работы подлежат нормированию. Например, такой вид работы, как уборка своего рабочего места, как правило, не подлежит нормированию, но если ее не учитывать, то сотрудники опять не будут успевать выполнять свои обязанности.
tсмены – продолжительность работы склада за день.
Ниже приведен пример применения данной технологии. На рисунке 2 представлена «Транспортно-технологическая схема работы склада». На ней отражены все операции, которые на складе производятся. Кроме этого, приведены примеры норм времени на потоке и поправочные коэффициенты к ним.
На рисунке 3 в свою очередь пример таблицы расчета потребности в персонале и технике на основе методики описанной выше. В колонке «Итого» приведены окончательные результаты определения численности в персонале и технике. Осталось лишь округлить данные. Округление всегда происходит в большую сторону.
Быстро, точность высока. Обеспечивается подход за счет высокой скорости пересмотра и обновления нормативов. Это происходит благодаря применению специальных программных продуктов по управлению складом (WMS – системы, Warehouse Management Systems), а так же возможности штрихового кодирования. Сам подход и инструменты те же, что и в пункте 2. Высокой скорости можно достичь благодаря нормированию труда в режиме реального времени благодаря технологиям штрихового кодирования. Кроме того, качество нормирования труда при таком подходе несколько выше, так как нет негативного влияния нормировщиков, которые постоянно контролируют процесс нормирования. Но такой поход является достаточно дорогостоящим из-за стоимости программного обеспечения.
Кроме производительности также необходимо контролировать качество комплектации. Если нормы будут завышены, то неизбежно упадет качество комплектации. Поэтому уменьшать численность складского персонала стоит, очень серьезно взвесив все последствия данного шага. Необдуманное увеличение штата склада, как показывает практика, также приводит к ухудшению качества работы из-за деморализации рабочей обстановки. Только обоснованные решения дадут свои позитивные плоды.
Рисунок 2 – Пример «Транспортно-технологической схемы работы склада»
Рисунок 3 — Пример таблицы расчета потребности в персонале и технике
Ольга Грязнова
Бизнес-консультант в области управления запасами, закупок и SCM
Любая информация, размещенная на этом сайте, охраняется авторским правом. Копирование контента или его частей возможно только с письменного разрешения администрации сайта.
Популярные страницы