Критерии выбора точности учета и способа организации документооборота

Логистика и Управление цепями поставок в фармацевтическом бизнесе.

Продолжая тему качества данных в цепи поставок, вернемся к критериям выбора точности учета и способа организации документооборота:

Возможности действующих информационных технологий и систем.

Из свежих примеров в трех проектах, проблемы практически идентичны:

• уровень автоматизации на текущий момент. То есть, насколько эффективна в настоящий момент информационная система, используется она как калькулятор, учетная система или управляющий инструмент. Зачастую, информационные системы используются как учетная система, но требует большого объема ручного труда.
• риски при автоматизации. Насколько компания «связана» обслуживанием системы с определенными программистами и компаниями. В двух компаниях по действующим проектам наблюдается торможение реализации проекта на этапе получения данных из системы. Процесс затягивается на месяц. А вот в другой компании, информация от программистов с выгрузкой данных в необходимом формате формируется на следующий или день — в день. Если компания подсела (если так можно выразится) на обслуживание IT-обеспечения одной компанией и нет альтернативы, то последствия будут в сложности развития программы под нужды компании.
• Чистота данных. Например, в одной компании в настоящий момент, получить реальные данные об отгрузке практически невозможно. Казалось бы, есть документы реализации. Но дело в том, что день фактической отгрузки может не совпадать с проведением документов реализации. Отгрузка происходит не в тот же день в более чем 37% случаев. Таким образом, коммерсанты создают для себя виртуальный склад.

Все эти факторы оказывают влияние на качество, скорость и стоимость изменений в компании.

Стоимость технологий и срок их окупаемости при необходимости их изменений.

Для оценки объема изменений необходимо его оценить на этапе аудита. Сформировать список работ и техническое задание. А для начала, определить цель и границы проекта. Нет предела совершенства, и про определении стоимость проекта необходимо сформулировать, что хотим получить на выходе, какой уровень автоматизации и выходные данные. Например, необходимо ли компании понимать реальную прибыльность от продажи единицы товара, учитывая все издержки логистики и прочие расходы, или в этом пока нет необходимости. Хотим ли мы, получать автозаказ поставщику и только рекомендации по размеру заказа. Или хотим ли мы, чтобы все нормативы запасов рассчитывались автоматически.

Трудоемкость текущих мероприятий по исполнению операций документооборота и контроля документооборота. Ориентировочная стоимость данных операций в год. Проще говоря, необходимо знать, во что будет ежегодно обходится та или иная технология. Трудоемкость операций довольно не сложно перевести в денежный эквивалент.

В том числе для определения срока окупаемости целесообразно определить текущую трудоемкость операций. Сделать это можно с помощью описания процессов. Например, по такому шаблону:

Через описание процессов выявляем потери на неэффективные операции. Потери времени переводим в затраты на ФОТ и налоги. Продолжительность операции оцениваем для выявления задержек и бюрократии и также переводим в деньги, но по стоимости денег. Например, длительные сроки согласования договора с клиентом из-за бюрократии приводят к увеличению сроков возврата инвестиций в товары, то есть считаются по стоимости денег (через ставку кредита).

Влияние данных технологий и их трудоемкости на уровень запаса и гибкость компании на изменение спроса.

Чем чаще пересматриваются нормативы (по корректной технологии) запасов, тем быстрее информационная система подстраивается под изменения внешней среды. Если нормативы пересматриваются 1 раз в квартал, то технология раз в квартал и будет «ощущать» изменения на рынке. С другой стороны, не всякая система требует частого изменения нормативов. Если темпы роста бизнеса не велики (не более 10% в год), если сроки поставок длительные, то пересмотр нормативов достаточно проводить  1 раз в месяц, не чаще.

Прозрачность выбранных технологий и их подконтрольность. Чем проще система, тем проще ее контролировать.

При выборе системы необходимо учитывать, насколько возможно будет проследить корректность технологий. Например, если при нормировании запасов и прогнозировании спроса используются технологии, непонятные пользователям, то они в свою очередь не верят ей. Кроме того, могут возникнуть сложности с поиском ошибок и сбоев.

Выбор периодичности обновления данных в системе для пользователей на складах и за их пределами (закупщики, бухгалтерия, коммерсанты, и т.д.).

Наилучший вариант – в режиме реального времени. Если такой возможности нет по тем или иным причинам (аппаратным, технологическим или информационным), необходимо предусмотреть возможность обновления данных через определенные интервалы времени или по требованию (например, после большого прихода или существенной отгрузки).

Но в любом случае, дискретность обновления должна быть регламентирована.

Дисциплина оформления документов.

При использовании штрихового кодирования, моменты оформления документов на движение товаров практически совпадает с фактическим движением товаров. При ручной обработке документов, момент проведения документов существенно зависит от человеческого фактора.

И вот тут возникают проблемы дисциплинарного плана. Например, в одной компании из-за несовершенства технологии, прописанной в регламенте, срок предоставления акта М-7  о проблемной поставки со склада в закупки составляет 5 рабочих дней. Далее, на извещение поставщика о проблеме в отделе закупок выделяется еще 7 дней, и т.д. В результате таких технологий стоимость хранения возрастает, стоимость замороженных денег (при предоплате).

 Еще раз стоит подчеркнуть, что от уровня развития информационных технологий в настоящий момент зависит конкурентоспособность компании. Информационные технологии конечно всего на всего инструмент, но необходимый, чтобы контролировать потоки и затраты в нашей компании и логистической системе в целом.