Определение линий финансирования и очередности закупок

Под линией финансирования и очередности закупок понимается стратегия формирования товарного запаса. То есть формирование политики и приоритетов в создании и поддержании запасов.

При формировании линии финансирования необходимо выработать приоритеты во вложении собственных оборотных активов в товарные запасы, соответственно в какие товары стоит вкладывать оборотные ресурсы, а в какие нет.

Собственно, декомпозируя задачу до ежедневных операций, разрабатывая закупочную политику, необходимо уделить внимание следующим вопросам:

— Уровень запаса по каждой группе товаров.

— Периодичность закупок товаров для каждой группы товаров.

— Период, на который создается товарный запас для каждой группы товаров.

— Уровень допустимого дефицита для каждой группы товаров (уровень бездефицитности).

— При каких условиях товар считается неликвидом.

— Возможность доставки под заказ конкретных позиций.

При формировании данной политики необходимо четко определить условия попадания товара в конкретную группу. Деление на группы происходит благодаря АВС и XYZ – анализам.

При формировании линейки финансирования, применяется АВС – анализ по следующим параметрам:

— Объем продаж в натуральном выражении за отчетный период (чаще всего – месяц).

— Цена закупочная одной единицы товара.

XYZ – анализ проводится за период не менее трех месяцев по параметру объем продаж. В данном случае, при выявлении стабильности поведения товара, сравниваются продажи трех месяцев.

Для товаров группы X точность прогнозирования высокая, уровень страхового запаса будет относительно невысокий, так как разброс спроса здесь не велик. И при этом отсутствует необходимость ежедневного контроля наличия товара. То есть можно проверять наличие товара через определенные промежутки времени (например, один раз в неделю), то есть управлять запасами, используя фиксированный период времени.  Можно позволить себе высокий уровень бездефицитности.

Группа Y. Точность прогнозирования ниже, уровень страхового запаса будет повышаться, так как спрос проявляет большую нестабильность. Контролировать наличие товара надо более тщательно, вплоть до ежедневного контроля, чтобы не допустить серьезного дефицита. Соответственно надо применять технологии управления запасами, которые предусматривают постоянный контроль. Содержать большой запас дорого, поэтому допустимый уровень дефицита увеличивается.

Группа Z. Точность прогнозирования крайне низкая. Проблемы при управлении запасами заключаются в том, что размер страхового запаса становится крайне высоким. Для его поддержания необходимо большое количество денежных средств, которые при таком подходе будут заморожены в товарном запасе. В этой группе допускается более высокий дефицит, так как потери из-за дефицита могут быть меньше, чем из-за замороженных денежных средств в товарном запасе. Кроме этого здесь могут применяться следующие технологии. Во-первых – доставка под заказ. Распространяется на дорогостоящие товары при внесении частичной предоплаты. Как известно, точность прогнозирования тем выше, чем короче горизонт прогнозирования. Поэтому и поставщик по этой группе товаров должен обладать быстрой реакцией. Еще один момент не стоит забывать: если товар дефицитный, то есть этот дефицит допускается по тем или иным причинам, то он будет проявлять большую нестабильность. Поэтому если удается ликвидировать дефицит, товар из группы Z может перейти и в группу X.

В результате проведения данных анализов:

— появляется возможность выявить товары, в которых для поддержания высокого уровня сервиса будет весьма дорого поддерживать товарный запас,

— появится группа товаров, которые целесообразно предлагать клиентам только под заказ,

— и, наконец, сформируется группа товаров, в которой возможно поддерживать уровень запаса, обеспечивающий высокий уровень бездефицитности, и т.д.

Стоит напомнить, что, проводя АВС и XYZ – анализ сформируется некая матрица из 27 групп товаров, каждая из которых обладает определенными характеристиками (Таблица 1).

Исходя из этих характеристик можно выявить группы продуктов, которые требуют существенный объем денежных средств для поддержания запаса. Исходя из этого и набора остальных факторов (таблица 1), как раз и формируется закупочная политика по следующим критериям:

— возможность ежедневной закупки или через определенные промежутки времени (на языке систем управления запасами – это означает обеспечение ежедневного контроля или периодического),

—  уровень бездефицитности, то есть сервисную составляющую, которая обеспечивает удовлетворенность клиентов от наличия медикаментов на полке аптеки или на складе.

Если в компании нет автоматизированной системы управления запасами, то разрабатывая закупочную политику, целесообразно в первую очередь четко сформулировать правила работы по следующим обязательным группам:

— для всей группы «А», так как здесь «сидит» коммерческая составляющая,

— для всей группы «1», так как именно от нее зависит объем денежных средств, замораживаемых в запасах,

— для всей группы «Z», так как завышение запаса по этой группе так же приведет к существенному увеличению запаса в денежном выражении.

 Таблица 1 — Определение линий финансирования и очередности закупок на основе АВС и XYZ – анализов.