Основная проблема-неточные данные

Логистика и Управление цепями поставок в фармацевтическом бизнесе.

Знаете, какая самая большая проблема возникает на проектах по логистике и управления цепями поставок, по управлению запасами и прочих проектах по оптимизации и автоматизации? И неважно внутренний это проект или с привлечением консультантов.

Так вот, основная проблема – это качество данных в компаниях. Даже на этапе принятия решения о проекте не всегда понятен эффект от изменений. И оценить его сложно, так как нет данных или они искаженные.

Буквально на днях общалась с одним потенциальным клиентом. Обсуждаем возможности проекта, спрашиваем об уровне дефицита – нет данных. Спрашиваем про оборачиваемость, оказывается, что измеряется так, что результаты не показательны. Спрашиваем о неликвидах – опять нет данных.

Смотрим на движение товаров – эффект хлыста ярко выраженный.

А задача стоит в автоматизации управления запасами и в постановке управленческого учета. И первым этапом в любом проекте всегда является аудит. И при первом запросе данных выясняется, что данные в разных учетных системах – в складской и в бухгалтерской. Написание наименования товаров в системах отличается.

Для того, чтобы предложить решение по автоматизации, сначала необходимо провести имитационное моделирование будущей технологии. А поскольку данных корректных нет, то возникает вопрос, как проводить разработку этой самой будущей модели.

И получается, что если данных нет, которым можно доверять, сначала необходимо эти данные собрать и где-то регистрировать. Поэтому процесс автоматизации становится более сложным и дорогостоящим.

Другой аспект отсутствия данных – это большой объем ручного труда. Отсюда  вытекают сразу две проблемы:

— Высокая трудоемкость работ по текущим операциям. А, значит, высокий уровень затрат на Фонд Оплаты Труда.

— Длительные процедуры прохождения документов и согласований. А это значит, нормативы на запасы везде высокие. Последствия таких ситуаций мы уже знаем – сверхзапасы, неликвиды, дефицит и прочее, и прочее. Мы ранее с Вами уже говорили о том, что чем более затянутые в компании процессы, тем сложнее корректно спланировать запасы.

Еще одна проблема, данные о затратах. Как правило, на верхнем уровне имеется бюджет, имеется информация о затратах. Но как только вопрос встает о данных о затратах на уровне SKU или паллеты, штуки, то редко в какой компании могут дать ответ на вопрос, во что обходится компании данная позиция. Какую реальную прибыль или убыток обеспечила компании конкретная позиция номенклатурного справочника.

В связи со всем выше перечисленным, возникает вопрос о том, что сначала необходимо настроить систему учетную. Необходимо настроить управленческий учет.

Задачи в логистике можно описать следующим образом:

  • Повышение эффективности материально-технического снабжения и управления запасами за счёт:

–      Повышения качества и сокращения времени планирования

–      Улучшения оборачиваемости запасов и сокращения периода вложения оборотных активов в запасы

–      Внедрения стандарта экономического обоснования уровня запаса

–      Предупреждения неликвидов и сверхзапасов

–      Ускорения процедур, связанных с запасами и закупками, сокращения цикла закупочной деятельности

–      Уменьшения нагрузки на менеджеров по закупкам

–      Сокращения влияния человеческого фактора за счет автоматизации закупок

  • Прозрачность закупочной деятельности за счёт:

–      Создания единого информационного пространства

–      Формирования единых справочников номенклатуры и поставщиков

–      Рабочих лаконичных регламентов для взаимодействия со смежными департаментами

–      Внедрения системы показателей эффективности закупочной деятельности

–      Регистрации сроков выполнения процедур

–      Системы аттестации поставщиков

  • Увеличение прибыли за счет:

–      Роста объёмов продаж благодаря снижению дефицита

–      Снижения совокупных затрат на закупочную деятельность и поддержание запасов.

 Постановка учетной системы и управленческого учета в компании является одним из важнейших условий успешного проведения реинжиниринга или оптимизации бизнес-процессов в компании. Зачастую, уровень постановки управленческого учёта ограничивается общими финансовыми, кадровыми или коммерческими отчётами. Понимая существо логистических процессов, Вы можете получать чрезвычайно важную информацию, необходимую для принятия решений по развитию компании и своевременной диагностики текущих дел в компании в связке финансы – коммерсанты/маркетологи — логистика.

При выборе степени детализации и корректности (достоверности) информации и затратах, уровне запасов и спросе, идеального подхода не существует. При выборе способа организации документооборота необходимо оценить все за и против. Основные критерии выбора должны быть:

  1. Возможности действующих информационных технологий и систем.
  2. Стоимость технологий и срок их окупаемости при необходимости их изменений.
  3. Трудоемкость текущих мероприятий по исполнению операций документооборота и контроля документооборота. Ориентировочная стоимость данных операций в год. Проще говоря, необходимо знать, во что будет ежегодно обходиться та или иная технология. Трудоемкость операций довольно не сложно перевести в денежный эквивалент.
  4. Влияние данных технологий и их трудоемкости на уровень запаса и гибкость компании на изменение спроса.
  5. Прозрачность выбранных технологий и их подконтрольность. Чем проще система, тем проще ее контролировать.
  6. Выбор периодичности обновления данных в системе для пользователей на складах и за их пределами (закупщики, бухгалтерия, коммерсанты, и т.д.). Наилучший вариант – в режиме реального времени. Если такой возможности нет по тем или иным причинам (аппаратным, технологическим или информационным), необходимо предусмотреть возможность обновления данных через определенные интервалы времени или по требованию (например, после большого прихода или существенной отгрузки).
  7. Дисциплина оформления документов. При использовании штрихового кодирования, моменты оформления документов на движение товаров практически совпадает с фактическим движением товаров. При ручной обработке документов, момент проведения документов существенно зависит от человеческого фактора.

 Более подробно эти требования рассмотрим в следующих публикациях.

Ольга Грязнова

Бизнес-консультант в области управления запасами, закупок и SCM

Любая информация, размещенная на этом сайте, охраняется авторским правом. Копирование контента или его частей возможно только с письменного разрешения администрации сайта.