Оценка закупочной деятельности

Логистика и Управление цепями поставок в фармацевтическом бизнесе.

В предыдущих публикациях мы рассмотрели следующие аспекты стратегии в логистике:

1. Стратегия компании согласована с логистикой и закупками. Закупки воспринимаются как важная часть стратегии компании. Принимается важность материально-технического снабжения.
2. Описана стратегия развития снабжения.  Стратегия снабжения согласована с целями компании. Функции планирования материальных потоков и системы снабжения документально обоснованы.
3. Технологии планирования снабжения формализованы, понятны и прозрачны внутри компании.
4. Цели снабжения определены, прозрачны и понятны внутри компании. Все цели измеряемы. Цели обновляются периодически.
5. Цели приняты всеми соответствующими службами и четко передаются внутри организации.

Сегодня мы рассмотрим следующие пункты. Поскольку они все очень значимо перекликаются, объединим их рассмотрение в одной статье.

1. Своевременность поставки заказчику оценивается с помощью формализованного показателя. Измерения производятся в соответствии с требованиями заказчика.
2. Оценивается своевременность поставки от поставщика.
3. Наличие план-фактного анализа.
4. Внутренние характеристики срока исполнения заказа при выполнении закупок (продолжительность внутренних согласований).
5. Показатели качества планирования системы снабжения (например, неверная/недостающая документация, сообщения, упаковка и маркировка). Оборачиваемость запасов итого и с разбивкой внутри компании (Распределительный центр, региональные склады, аптека).
6. По результатам оценки достижения целей разрабатываются планы мероприятий. Ведется сравнение показателей с целями через запланированные интервалы, которое изучается высшим руководством.

Рассмотрим, как оцениваются показатели:

1. Своевременность поставки заказчику.

Что бы оценить своевременность поставки, сначала необходимо рассчитать и ввести норматив срока исполнения заказа. К сроку исполнения заказа для заказчика относятся все процедуры, начиная с передачи заказа клиентом, заканчивая доставки до его «двери» (ворот). 

Своевременность поставки клиенту можно оценить по формуле:

где

σ – нестабильность срока исполнения заказа (среднее квадратичное отклонение)

LT _i – срок исполнения заказа по i-той поставке, дни

LT  _{нормативный} – срок исполнения заказа нормативный, дни

n – количество измерений (последние 5-7 поставок)

Если учесть, что для разных клиентов сроки поставок будут отличаться, то не стоит оценивать как разницу фактического срока и срок нормативного, так как среднее отклонение по всем клиентам не даст показательный результат. Поэтому формула среднего квадратичного отклонения даст устойчивый корректный результат по всем клиентам.

      2. Оценивается своевременность поставки от поставщика.

По такой же технологии оценивается качество поставок от нашего поставщика.

      3. Наличие план-фактного анализа.

План-фактный анализ осуществляется по той же методике, что и ошибка прогнозирования

П – план потребления

Ф – фактическое потребление

Знаменатель – меньшее из двух значений

 Оценка происходит по каждой позиции, и данная методика позволяет выявлять погрешность планирования. И на основе данной погрешности разрабатываются для разных групп товаров нормативные погрешности. Например для товаров группы А, допустимая погрешность будет на уровне 10-15%.

      4. Внутренние характеристики срока исполнения заказа при выполнении закупок (продолжительность внутренних согласований).

Чем более длительные сроки согласования, тем выше уровень запаса придется поддерживать. Эти сроки являются частью общего срока исполнения заказа и закладываются в страховой и оборачиваемый запас. Чем они короче, тем ниже трудоемкость процесса. Ну и наконец, чем короче эти сроки, тем выше реакция на изменение спроса. Если резко изменился спрос, то компания при коротких сроках исполнения заказа получает новые партии с учетом скачка спроса.

       5. Показатели качества планирования системы снабжения (например, неверная/недостающая документация, сообщения, упаковка и маркировка). Оборачиваемость запасов итого и с разбивкой внутри компании (Распределительный центр, региональные склады, аптека).

Кроме этих показателей могут еще понадобиться следующие:

• Доля выполненных заказов — Доля выполненных заказов без рекламаций по причине склада.
• Норматив на обработку рекламаций по товару — Среднее установленное время на отработку рекламаций по качеству складских операций.
• Производительность труда персонала склада — Среднее количество единиц товара, отгруженного складом, за единицу рабочего времени  в отчётном периоде.
• Норматив на приёмку товара — Среднее количество времени, затраченного на приёмку нормативного количества товара.
• Процент ошибок при вводе данных – Среднее количество ошибок в месяц.
• Гибкость поставок – количество случаев, когда поставщик идет навстречу заказчику. Лучше оценивать как относительный показатель. Сравниваем количество случаев, когда поставщик идет навстречу заказчику к общему количеству нестандартных ситуаций.
• Лояльность – оценивается, как правило, по бальной системе.
• Длительность сотрудничества. Показатель важен с точки зрения развития партнерских отношений. Именно долгосрочные отношения добавляют лояльности и возможности развития совместных инструментов и стандартов в области логистики.

Ну и наконец, последний пункт — по результатам оценки достижения целей разрабатываются планы мероприятий. Ведется сравнение показателей с целями через запланированные интервалы, которое изучается высшим руководством.

Показатели не являются самоцелью. Они замеряются именно для того, чтобы понять, по каким направлениям необходимо работать, чтобы поднять качество закупочной деятельности.