Система управления запасами. Фиксированный размер заказа

Журнал: ФармОбоз.

Продолжая цикл публикаций на тему «Управление запасами», переходим к разработке систем управления запасами. Мы рассмотрим две базовые системы, которые являются отправной точкой для разработки собственных систем управления запасами.

            Но сначала стоит еще раз вспомнить, зачем нам необходимо нормировать запасы, в чем заключается это нормирование.

            Итак, основные задачи, которые ставятся перед нормированием запасов, можно представить в виде ниже приведенного списка:

• Контроль над состоянием уровня товарного запаса;
• Снижение уровня запасов;
• Повышение оборачиваемости товарного запаса и денежных средств;
• Снижение уровня дефицита;
• По возможности исключение неликвидов;
• Контроль и оценка работы менеджера по закупкам;
• Исключение человеческого фактора при автоматизации систем управления запасами.

Стоит прокомментировать некоторые из этих задач. Обычно при внедрении систем автоматического управления запасами за счет четко проработанного алгоритма, который реагирует на различные изменения спроса, происходит уменьшение дисбаланса в запасе. То есть снижается уровень дефицита и сводится к минимуму уровень неликвидов. Кроме этого, так как происходит снижение уровня запасов, то, как следствие, более качественно используется оборотный капитал аптеки. То есть денежные средства возвращаются в компанию быстрее, а значит, требуется меньший оборотный капитал. Относительно человеческого фактора, хочется заметить, что человек, даже самый опытный допускает ошибки. Это неизбежно особенно при большом ассортименте. Именно поэтому многие компании принимают решение о переходе на автоматизированную систему управления запасами.

Теперь давайте разберемся, какие существуют базовые системы управления запасами. В любом литературном источнике по логистике есть четыре базовые системы управления запасами. В разных книгах они имеют разные названия, но смысл неизменен:

• Система управления запасами с фиксированным интервалом времени;
• Система управления запасами с фиксированным размером заказа;
• Комбинированная система управления запасами;
• Система управления запасами «Минимум – максимум».

Мы с Вами рассмотрим более подробно первые две системы, поскольку остальные – являются производными первых двух систем. Так вот, на основе этих методик необходимо разработать свои собственные системы управления запасами. Они должны отвечать следующим требованиям:

1. Быстро восстанавливаться после всплеска потребительского спроса;
2. Не допускать возникновение неликвидов (или минимизировать их процент);
3. Приводить к сокращению уровня дефицита.
4. Иметь максимальный и стабильный коэффициент оборачиваемости, а соответственно минимальный уровень запасов;

В данной статье рассмотрим систему управления запасами с фиксированным размером партии. Это означает, что размер партии при поставках всегда будет один и тот же. Он равен оптимальному размеру партии, который мы изучали в предыдущих публикациях. А интервал времени между поставками будет не стабилен. Определяется момент передачи заказа поставщику по некой контрольной точке – так называемый пороговый уровень запаса. Как только наш текущий уровень запаса достигает порогового, наступает момент передачи заказа на закупку поставщику.

Графически это можно представить следующим образом (рисунок 1).

 Рисунок 1 – Схема модели управления запасами с фиксированным размером заказа.

Еще раз о терминах:

1. Страховой запас – определяется, исходя из вероятности возникновения различных событий (неопределенности спроса и периодичности поставок). Он необходим для предотвращения дефицита (статья в предыдущем номере).
2. Пороговый уровень запаса – такой размер запаса, при достижении которого заявка на закупку передается поставщику. Определяется таким образом, чтобы хватило запаса до страхового уровня, пока поставляется заказанная партия.
3. Максимальный товарный запас (или максимально желательный запас) – является рекомендуемым уровнем запаса, который не стоит превышать. Определяется как сумма страхового запаса и оптимального размера партии (статья в июльском номере).

 В таблице 1 представлен алгоритм расчетов параметров для данной системы управления запасами.

 Таблица 1 – Модель с фиксированным размером заказа. Параметры системы

Прежде чем перейти к практическому примеру и более детальному рассмотрению данной системы управления запасами, стоит заметить еще несколько моментов относительно всех систем управления запасами, которые мы будем рассматривать в дельнейших публикациях.

Во-первых, от того, как в аптеке учитывается дефицит, будет зависеть подход к управлению запасами. В чем разница?

Если мы учитываем неудовлетворенный спрос и относимся к нему как к отложенному спросу (то есть, который удовлетворим из вновь пришедшей партии), то графически такую систему можно представить следующим образом (Рисунок 2). Предполагается, что после того, как в аптеку поступит партия при существовании дефицита, то этот дефицит будет обеспечен запасом. А клиенты аптеки получат лекарственные препараты, которые ранее были им не доступны. При оприходовании вновь поступающей партии, начальный остаток является отрицательным (ноль минус дефицит).

Рисунок 2  — Система управления запасами с фиксированным размером партии с учетом дефицита.

 Другой вариант, когда принимается, что ранее не удовлетворенный спрос по причине все того же дефицита в нашей аптеке, будет обеспечен конкурентом. То есть мы не будем удовлетворять отложенный спрос. Графически это можно представить так (Рисунок 3)

 Рисунок 3 — Система управления запасами с фиксированным размером партии без учета дефицита.

Во-вторых, стоит рассматривать технологии систем управления запасами, если есть перспектива их автоматизации. Иначе сама процедура при ручном подходе будет дорога, так как требует много времени, а соответственно заработной платы персонала.  Причем совершенно не обязательно под автоматизацией понимается дорогостоящий программный продукт. Есть компании, которые на основе электронных таблиц (в частности Excel) добиваются этой автоматизации. То есть сами программа выдает информацию о том, что пора передавать заявку на закупку поставщику. Есть еще один вариант, когда используются системы управления запасами – визуализация товарного запаса. Например, в одной пластиковой емкости находится текущий запас лекарственных средств. Объем этого запаса соответствует объему до уровня порогового запаса. В другой — остальная часть запаса – объем, который обеспечит спрос на период поставки плюс страховой запас. Как только в первой коробки товар заканчивается, заявка на закупку передается поставщику.

В-третьих, система управления запасами разрабатывается, как правило, на год. Поэтому потребуется прогнозное значение спроса. Исключением являются сезонные товары. В таком случае необходимо рассчитывать параметры системы для двух периодах – для сезона и вне сезона (Рисунок 4). Это стоит делать, так как сам спрос и его стабильность меняются. А иногда меняется и частота поставок и их стабильность. Поэтому перед началом сезона и сразу после его окончания производится пересмотр параметров системы управления запасами.

В-четвертых,  когда речь идет о понятии срок поставки, это не совсем корректное понятие. Точнее его было бы называть более широким термином — срок реакции. Срок реакции включает в себя все интервалы времени с момента возникновения потребности в товаре до момента возможности его практического использования. Использование именно срока реакции позволит учитывать фактическую возможность реализации лекарственных средств. Это позволяет исключить, например, такие моменты, когда препараты уже в аптеки, а штрих-код еще не наклеен. А значит продавать препарат еще нельзя.

Рисунок 4 – Система управления запасами для сезонных товаров

Теперь стоит более подробно разобраться, как работает система управления запасами с фиксированным размером запаса. Здесь необходимо особое внимание уделить тому, как система будет реагировать на различные нестандартные ситуации. Такие, как всплеск или спад уровня спроса, задержка в поставках или наоборот, когда партия приходит раньше положенного срока.

                      Рассмотрим систему на основе препарата «Кетанов». В первой публикации нашего цикла уже приводилась информация о движении товара за два месяца. Тогда особое внимание было уделено уровню запасов по данному лекарственному средству. Теперь разработаем систему управления запасами и посмотрим, как изменится уровень запасов по препарату, и каков будет коэффициент оборачиваемости. Опираться будем на реальный спрос. Задача состоит в том, чтобы поменять моменты прихода. А начнем с расчета параметров системы управления запасами (Таблица 2).

Сначала определяем размер спроса. Он должен определяться, исходя из систем прогнозирования. В рамках стоящей перед нами задачи в данной статье примем годовой спрос равным  9238 единицы. Оптимальный размер заказа – 125 единиц. Время поставки – 2 дня. Страховой запас – 90 единиц (при вероятности поддержания запаса – 95%)

 Таблица 2 – Определение параметров управления запасами с фиксированным размером партии для препарата «Кетанов»

Еще раз стоит напомнить, что заказ на закупку оформляется, когда достигаем порогового уровня запаса. В нашем случае, когда запас опускается ниже уровня в 140 единиц, тогда оформляется заказ на закупку в размере 125 единиц.

В таблице 3 представлены моменты, когда оформляются заказы на закупку и когда происходит поступление очередной партии на склад. А на рисунке 5 – графическое представление этой же «картинки»

 Таблица 3 – Карточка товара «Кетанов» за май и июнь

Рисунок 5 – Остатки препарата «Кетанов» за май и июнь

Как можно увидеть на рисунке 5 при применении данной системы управления запасами за два месяца всего два раза происходит превышение Максимально желательного уровня сервиса. И шесть раз происходит снижение уровня запаса ниже страхового.

При этом коэффициент оборачиваемости по месяцам выглядит следующим образом (таблица 4).

 Таблица 4 – Анализ эффективности системы управления запасами.

В данном случае нормативным коэффициентом оборачиваемости можно принять диапазон от 4,5 до 5,5 раз за месяц.

 Но в приведенном примере не учитывается возможность задержки поставок, то есть нестабильность поставок. Предлагаю внести в наш пример задержку в поставках девятого мая на два дня (наверняка в этот день поставка не состоится). То есть поставка будет одиннадцатого числа. И шестнадцатого июня на три дня (поставка – девятнадцатого июня). Результаты представлены в таблице 5.

 Таблица 5 — Карточка товара «Кетанов» за май и июнь с учетом задержек поставок

Рисунок 6 — Остатки препарата «Кетанов» за май и июнь с учетом нестабильных сроков поставок.

Ежемесячные коэффициенты оборачиваемости при таком развитии событий будут так же проявлять большую изменчивость (Таблица 6).

Как видно на рисунке 5, на дату 18 июня остаток составляет 11 штук, то есть очень близок к нулевому остатку. Если такой эпизод встречается довольно часто, то это говорит о том, что параметры системы рассчитаны не корректно. В частности страховой запас не соответствует фактической нестабильности сроков исполнения поставок или нестабильности спроса.