Система управления запасами. Продолжение темы

Продолжая изучение систем управления запасами, стоит уделить внимание еще двум системам, которые являются производными первых двух. Они были представлены в предыдущих публикациях.

Представим себе ситуацию, когда мы не можем себе позволить по определенной группе препаратов дефицит. Возвращаясь к ранее изученным АВС и XYZ –анализам, этот случай касается товаров группы АА. То есть занимающие самые высокие позиции в нашем ассортименте по объему продаж и получаемой прибыли. И в первую очередь это касается лекарственных средств из групп ААY и ААZ – важных препаратов, но нестабильных. Напомню, что спрос по данным товарам прогнозируется сложнее, а значит, упустить момент заказа и допустить дефицит в данном случае достаточно просто. Тоже самое относится и к группе препаратов, которые входят в обязательный перечень наличия в аптеке.

Соответственно наша система управления запасами должна функционировать таким образом, чтобы ни в коем случае не допустить дефицита по этим позициям. Такая система управления запасами называется «Модель управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня».  Эта система объединяет в себе правила предыдущих двух: «Система управления запасами с фиксированным размером заказа» и «Система управления запасами с фиксированным интервалом времени». То есть в данном случае будут работать оба правила при формировании заказа на закупку. Для простоты восприятия в дальнейшем данную систему будем называть «Комбинированная система управления запасами». Правила работы комбинированной системы управления запасами можно представить в виде графика (рисунок 1).

Рисунок 1 – Правила работы системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

Отличительной чертой данной системы являются следующие характеристики:

• наличие постоянного контроля уровня запаса;
• присутствие порогового уровня запаса, при достижении которого оформляется заявка на закупку и передается поставщику. При этом объем заказа всегда одинаковый, равный оптимальному размеру партии;
• рассчитывается и в дальнейшем применяется интервал времени между заказами. То есть через равные промежутки времени также будет составляться заявка на закупку. Каждый раз при определении размера партии будет проводиться расчет по определенному алгоритму;
• при идеальной работе системы моменты заказа по двум выше перечисленным правилам совпадают. Что и представлено на рисунке 1. Но в текущей деятельности это практически невозможно. Идеальная работа подразумевает соответствие фактического спроса прогнозному значению и абсолютно точные поставки (без срывов сроков).

Далее, прежде чем перейти к практическому примеру, рассмотрим общий алгоритм расчета параметров комбинированной системы (таблица 1)

Таблица 1 – расчет параметров системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

При разработке алгоритма работы этой системы (так же как и в предыдущих системах)  стоит особое внимание уделить отношению к дефициту. Если речь едет об управлении запасами в аптеке, то упущенные продажи не будут относиться к отложенному спросу, а значит, остаток не будет опускаться ниже нулевого значения. Если бы речь шла о работе с запасами при оптовых продажах лекарственных препаратов или о поставке средств под заказ, то остаток запаса опускался бы ниже нуля. Это значит, что при получении партии препаратов сначала будет удовлетворяться отложенный спрос, и лишь затем текущий. Напомню, графически эту разницу в отношении к дефициту можно представить следующим образом (рисунок 2).

Рисунок 2 – Варианты отношения к дефициту при управлении запасами

Далее следует разобраться, как и когда в данной системе формируется заказ на закупку. Выше были перечислены общие правила работы системы. Пришло время перейти от общего к частному.

Итак, алгоритм определения размера партии представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 – алгоритм определения размера партии и момента заказа в системе управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

Итак, если спрос на препарат равен расчетному (или прогнозному значению), то объем заказа определяется по правилу фиксированного размера заказа, то есть равен оптимальному размеру партии.

Если спрос отличается от прогнозного значения в большую сторону, то сначала запас достигнет порогового значения и заказ будет оформлен опять по правилу фиксированного размера партии. А через некоторый промежуток времени настанет дата заказа (по правилу фиксированного интервала времени). И в этот момент размер партии будет рассчитываться следующим образом:

 Размер Заказа  = Максимально желательный запас – Текущий запас + Потребление за время поставки – Товары в пути

 Графически этот случай представлен на рисунке 4. Сплошной линией представлено движение запаса при идеальной ситуации, а пунктирной линией рассматриваемый случай. Сначала поступает партия, заказанная по правилу фиксированного размера заказа (1-ый заказ). А затем поступает еще небольшой объем, который позволяет максимально быстро восстановить систему при неожиданном росте спроса (2-ой заказ). В результате работы этой системы практически невозможно возникновение дефицита.

Рисунок 4 – Поведение системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня при условии превышения уровня спроса над прогнозом

А, если спрос фактический ниже прогнозного или расчетного значения, то сначала наступает фиксированный момент заказ, а затем запас достигает порогового значения (рисунок 5). Когда наступает первый момент определения партии к заказу по правилу фиксированного интервала времени, происходит расчет размера партии по формуле

Размер Заказа  = Максимально желательный запас – Текущий запас + Потребление за время поставки

Поскольку спрос упал, то потребление за время поставки, также будет небольшим. И уровень текущего запаса недалеко отстает от максимального уровня. Соответственно размер партии будет небольшим. Затем, когда запас достигает порогового уровня, размер партии определяется так:

Размер Заказа  = Оптимальный размер партии – Товары в пути

Может возникнуть ситуация, когда по результатам расчета, размер партии получит отрицательное значение. То есть товары в пути будут большего объема, чем оптимальный размер партии. В таком случае, второй заказ не передается поставщику, так как при его получении уровень запаса будет выше, чем максимально желательный. А значит, коэффициент оборачиваемости будет снижаться.

Рисунок 5 — Поведение системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня при условии отставания уровня спроса от прогноза

Теперь перейдем к практическому примеру. За основу возьмем все тот же препарат «Кетанов» с теми же условиями:

1. годовой спрос равен  9238 единицы.
2. оптимальный размер заказа – 125 единиц.
3. время поставки – 2 дня.
4. возможная задержка поставки – 1,5 дня.
5. страховой запас – 90 единиц.
6. вероятность поддержания запаса – 95%.
7. 360 рабочих дней в году.

Для того, что бы рассмотреть, как функционирует «Комбинированная система управления запасами» сначала стоит рассчитать параметры системы (Таблица 2).

Таблица 2 — Расчет параметров системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

Следующим этапом изучения алгоритма будет моделирование работы «Комбинирований системы управления запасами» на примере препарата «Кетанов» (Таблица 3).  В таблице выделены красным курсивным шрифтом случаи заказа по правилу фиксированного размера заказа. А случаи работы правила фиксированного интервала времени выделены серым фоном.

Таблица 3 — Карточка учета лекарственного препарата «Кетанов» с указанием момента и объема заказа на основе системы управления запасами с установленной периодичностью пополнения запасов до постоянного уровня

Если проанализировать полученную ситуацию, представленную в виде графика (рисунок 6), то можно увидеть, что всего пять раз за два месяца пришлось воспользоваться правилом фиксированного размера заказа.

            Кроме этого, хочется еще раз подчеркнуть, что в случае оформления заказа необходимо учитывать товары в пути (эти случаи отражены в столбце «Расчет размера партии и оформление заказа» в таблице 3). Так при заказе партии 125 единиц 22 июня, уже 23 июня наступает момент, когда необходимо снова оформлять заявку на закупку по правилу фиксированного интервала времени. И в этот момент расчет выглядит следующим образом:

Размер заказа = Максимально желательный уровень запаса (212) – Текущий уровень запаса (126) + Ожидаемое потребление за время поставки (50) – Товары в пути (125)

Рисунок 6 — Движение лекарственного препарата «Кетанов» за май и июнь

По результатам проведенного эксперимента можно проследить, что за два месяца всего один раз возник случай, когда остаток был ниже уровня страхового запаса. Автор не учитывает здесь начальный остаток в 10 единиц, так как это исходные условия.

            Итак, какова же эффективность данной системы? Как видно из таблицы 4, коэффициент оборачиваемости в данной системе несколько ниже, чем в ранее рассмотренных (смотреть предыдущие публикации). Но, поскольку в данном случае перед системой стоит основная задача – не допустить дефицит, то это небольшое увеличение уровня запаса не несет столь серьезных последствий. Кроме того, по выбранным условиям срок поставки составляет два дня, поэтому уровень запаса критично не увеличивается.

Таблица 4 — Анализ эффективности «Комбинированной системы управления запасами»

Еще пару слов о недостатках этой системы управления запасами. Она является самой дорогостоющей. Это проявляется в трех основных видах издержек:

1. Стоимость хранения. Уровень запаса в данном случае выше, чем в других системах управления запасами. А значит, требуется больше финансовых средств на поддержание этого запаса.
2. Административные расходы высокие, так как необходим постоянный контроль над уровнем запаса и расчеты объема заказываемой у поставщика партии.
3. Транспортные расходы (если они относятся к издержкам аптеки) также возрастают
4. Не каждый поставщик захочет брать на себя дополнительные обязательства по внеплановым поставкам. Соответственно не всегда будет возможность реализации данной системы управления запасами.

Выше была рассмотрена система управления запасами для лекарственных препаратов, которые всегда должны быть представлены в аптеке. А значит, относятся к группам AAY и AAZ.

Но у нас есть еще продукты, которые составляют, так называемый ассортиментный хвост. Что соответствует группе препаратов CC по АВС – анализу. Какую систему управления запасами выбрать для таких лекарственных средств. При изучении АВС – анализа уже говорилось о том, что в данном случае  уменьшается уровень насыщения спроса. То есть заведомо допускается определенный уровень дефицита, и его уровень компания определяет самостоятельно.

Один из частных случаев при управлении запасами препаратов, которые являются ассортиментным хвостом, может быть так называемая «Мини — Максная система управления запасами». Она так называется в связи с тем, что подразумевает некий минимальный и максимальный уровень запаса, то есть всего два уровня. Но если говорить об этой системе упрощенно, то можно сказать, что в данном случае не учитывается страховой запас. Он просто отсутствует. А сама система может работать по любому из правил:

1. Фиксированный размер заказа
2. Фиксированный интервал времени
3. Используя оба вышеперечисленных правила.

Ниже, на рисунке 7 представлен случай применения «Мини – Максной системы управления запасами».

Рисунок 7 — Правила работы «Мини – Максной системы управления запасами» при условии применения правила фиксированного интервала времени между заказами