Склад и его взаимодействие с другими подразделениями компании

Еще один аспект управления цепями поставок  — склад и его взаимодействие с другими подразделениями компании.

 Рост бизнеса обычно радует собственников и руководителей компании.  Но всегда ли  с ростом бизнеса справится система? Точнее один из представителей этой системы – склад. Как правило, вопрос, сможет ли склад справиться с увеличением грузооборота не является первостепенным.

В последствие выплывают проблемы: очередь на отгрузку и погрузку, неточная, с ошибками  и несвоевременная комплектация заказов,  потери товара на складе и т.д. Полный список складских проблем столь масштабный, что перечислять их в рамках данной статьи дело не благодарное и трудоемкое.

После обострения ситуации с отгрузками и задержек с оприходованием, наступает следующий этап – попытка решить вопрос повышения эффективности работы склада, как звена затратного и не приносящего в чистом виде доход, но отвечающего за уровень логистического сервиса.

Средства для расширения складских мощностей любая, даже довольно успешная компания, выделить оперативно не в состоянии. Да и само строительство или покупка нового склада,  поиск поставщика складских услуг весьма длительный и трудоемкий. Руководство компании, к сожалению, не всегда в состоянии оценить важность и значимость склада, как структурной единицы, в общем процессе. Чаще склад рассматривается как некая «коробочка», которая располагает возможностью переработать абсолютно неограниченный объем товаров за максимально короткие сроки, при этом соблюдать максимальные показатели по уровню обслуживания. И тут возникает ситуация, когда руководители компаний не реагируют на должном уровне на предложения ответственных за складскую деятельность должностных лиц. На это есть несколько причин:

• Недопонимания руководства компании важности инвестиций в склад;
• Тотальное сокращение издержек;
• Влияние более сильных подразделений;
• И самое банальное – отсутствие средств  для инвестиций.

Надо учитывать, что в настоящее время база, на которой располагается складская инфраструктура в России, далека от современных технологий (хотя ситуация меняется, но пока только у крупных игроков – дистрибьюторов). Это склады старой постройки с соответствующим шагом колонн, высотой перекрытий, организации погрузочно-разгрузочного фронта и подъездных путей. В рамках таких складов организовать рационально и грамотно грузопереработку очень сложно, а иногда просто невозможно. Учитывая отсутствие перспектив развития складской инфраструктуры, менеджеры должны выявить перспективы оптимизации складского процесса.

Итак, какие проблемы при аудите склада обычно выявляются:

1. Недостаток складских площадей;
2. Недостаток складской техники;
3. Нехватка персонала и его квалификация;
4. Увеличение количества случаев потерь товаров на складе;
5. Пересортица;
6. Увеличение брака (повреждение товара или товароносителя) на складе;
7. Не соответствует условиям хранения товаров.

 Как решать выявленные проблемы?

Прежде чем вырабатывать мероприятия для изменения ситуации, надо вспомнить, что склад является обеспечивающей системой, не приносящей доход (за исключением тех случаев, когда склад оказывает клиентам логистические услуги, но такой вариант в данной статье не рассматривается). Поэтому склад должен соответствовать требованиям тех подразделений, с которыми он взаимодействует, то есть (Схема 1): отдел закупок и отдел продаж (коммерческий отдел). С транспортной службой склад тоже имеет непосредственные контакты, но транспорт также является обеспечивающей системой.

Необходимо четко проработать требования к складу, четко их сформулировать и донести до руководства склада. Какие требования это могут быть:

• Сократить сроки приемки поступающих на склад партий;
• Выделить зону для хранения конфликтных партий;
• Увеличить точность сборки;
• Контроль изменения кодов товаров при приемке и т.д.

Требований может быть достаточно много, выше перечислены самые основные. Кроме того, необходимо обеспечить их точность и измеримость. Например, повысить точность сборки до 97%. Это означает, что допускаются ошибки всего в 3% собранных заказов. Когда речь идет о сокращении срока приемки товара, то необходимо точно определить эти сроки (разгрузка и приемка партии за 20 минут), и так далее. В зависимости от этих требований будут формироваться данные о потребной мощности склада. В данном случае под мощностью склада будем принимать:

• Потребную складскую площадь;
• Необходимое число персонала склада;
• Виды и количество техники (штабелеры, гидравлические тележки, погрузчики и т.д.);
• Складское оборудование для хранения товарно-материальных ценностей – виды, технические характеристики и количество стеллажей, мезонинные конструкции и т.д.).

Но давайте вспомним, что в статье речь идет о пересмотре деятельности действующего склада, а соответственно, мы не учитываем возможности серьезно увеличивать складские мощности. Те меры, которые необходимо предпринять, должны быть в большей степени административными. То есть задача заключается в том, чтобы провести аудит складской  инфраструктуры на соответствие требованиям, предъявляемым к нему подразделениями компании. И то, что склад им не соответствует в должной мере, не является обычно неожиданностью.

Именно поэтому необходимо совместными усилиями различных подразделений корректировать требования к складу, приводя их в соответствие с реальной ситуацией. Из этого вытекает, что не только складу должны спускаться требования, но и склад должен быть инициатором неких изменений для достижения наилучшего результата для компании в целом. В каких направлениях может действовать менеджмент склада, чтобы выявить и решить проблемы склада, и не только склада, – одного из самых затратных структурных единиц компании.