Влияние качества процессов на уровень потребности в оборотном капитале

Влияние качества процессов на уровень потребности в оборотном капитале.

 Ситуация на конкретном примере из практики.

 В настоящий момент самые популярные запросы от клиентов на консалтинговые услуги в области закупок и логистики – это оптимизация оборотных активов. И это радует. Времена, когда можно было копить неликвиды, или, когда рост рынка в целом скрывал упущенные продажи, эти времена уже прошли.

 Сейчас потенциал роста прибыли сидит не только в самих продажах, но и в качестве работы отделов логистики и закупок, внедрение и оттачивание в них современных технологий. Данные технологии должны соответствовать, а лучше превышать рыночную ситуацию. 

 Если остановиться на одном из аспектов оптимизации оборотных средств, то это технологии прогнозирования и управления запасами. Результат применения данных технологий:

• Балансировка запасов. По одним позициям потребность в запасах сокращается, по другим, наоборот, запасы растут. Запасы увеличиваются по тем позициям, по которым был дефицит.
• Высвобождение оборотных активов (за исключением уже накопленных неликвидов). Как показывает практика, запасы сокращаются на 10-35% в зависимости от того, на сколько в компании сейчас проявляется дисбаланс и какое качество обслуживания требуется на рынке, где присутствует компания.
• Прозрачность работы. Данный аспект как раз прекрасно дает иллюстрацию того, как выстроены процессы в компании. Если, для примера, взять торговую компанию, то на потребность в оборотных активах влияют:
  • Отдел закупок через нормативы, выбор поставщиков, скидки, отсрочки;
  • Склад через точность учета, своевременность отгрузки;
  • Бухгалтерия или отдел финансов через своевременность оплат;
  • Транспортный отдел через своевременность доставки;
  • При наличии филиальной сети, качество работы запасов в них;
  • И, наконец, отдел продаж через резервирование товаров.

 Вот на последнем пункте хочется остановиться отдельно. На двух проектах в настоящий момент проявилась ситуация, когда обнаруживаются резервы и брони еще с 2009 года. У одного клиента, это связано с качеством автоматизации процессов. У второго связано с тем, что продавцы под себя создают «виртуальный» склад.

 То есть резервируют под своего клиента, а потом с легкостью выполняют свой план продаж. Остальные менеджеры при этом могут остаться без запаса. Зачастую это приводит к тому, что при оборачиваемости в 1,5 месяца из свободных остатков продавать нечего.

 Бывали случаи, когда продавцы между собой договаривались и менялись дефицитными позициями, вместо того, чтобы заниматься продажами.

 В любом случае, для решения данной проблемы необходимо активно «влезать» на территорию отдела продаж, проводя детальную диагностику, и серьезно решать эти вопросы с первыми лицами компании, так как именно отдел продаж в компании приносит деньги, а закупки их только тратят.

Поэтому, для решения данного вопроса необходимо для начала аргументировать то, что в компании необходимо менять подход к работе с резервами и бронями. Это не значить, что отказываться от них придется. Это лишь значит, что требуется систематизировать подходи и отслеживать 2 момента:

1. Что бы не возникали именные «кубышки» продавцов
2. Что бы в учетной системе не закралась процессная ошибка, например, зависают старые брони.

 Помогают аргументировать потребность в изменениях следующие варианты показателей:

1. Объем запаса в резервах в среднем, в рублях
2. Доля резервов в среднем запасе
3. Срок превращения резерва в продажу (отгрузку), дни
4. Оборачиваемость резервов (отношение объема резерва к продажам из этих резервов).

Как правило, некоторый набор из данных показателей в состоянии осознать проблему в компании на уровне генерального директора и коммерческого. Дает возможность показать, что оборачиваемость запасов зависит не только от отдела закупок. Это уже минимальный результат.

А вот если далее заняться уже изменением технологий с данными процессами, то тут стоит это делать коллегиально, с учетом мнения отдела продаж (что бы минимизировать их сопротивление) и с учетом мнения финансового директора (так как именно его в первую очередь интересует вопрос качества работы оборотных средств).